Jeśli szukasz sposobów na zwiększenie produktywności, świetnie trafiłaś. Nie zliczę, ile razy w ciągu swojego życia zamruczałam pod nosem „no chyba się sklonuję!”. Jednak zamiast eksperymentów genetycznych, postawiłam na eksperymentowanie z… nawykami i trikami, którymi podzielę się z Tobą w tym artykule.
Jestem typem społecznika i oprócz pracy zawodowej aktywnie działam także „po godzinach”. Do pogodzenia mam ponad to jeszcze blog, życie prywatne oraz kilka różnych stref czasowych. Bywają dni, w których zazdroszczę Hermionie zmieniacza czasu, jakim się posługiwała i żałuję, że sama nie jestem postacią z powieści o czarodziejach…
W realnym świecie niestety taki zmieniacz czasu nie ma racji bytu, dlatego musimy szukać innych sposobów na zwiększenie produktywności. A nie jest to wcale łatwym zadaniem, gdyż co krok czyhają na nas różnej maści rozpraszacze. Mnie potrafi rozproszyć dosłownie wszystko. Niepozmywane naczynia, ochota na kawę, powiadomienia, i wiele, wiele innych rzeczy, które składają się na naszą codzienność.
Wiem też, że muszą zadziać się określone rzeczy, aby moja produktywność wskoczyła na pożądany poziom. Aby nie tracić czasu (bo tego nie cierpię) staram się więc aplikować wszelkie te elementy od samego rana i sztywno trzymać się swoich zasad. Wiem, że tylko wtedy wszystko działa w moim przypadku tak, jak powinno. Dzięki temu, że wypracowałam w sobie kilka skutecznych nawyków, mogę osiągać zdecydowanie lepsze efekty, aniżeli działając bez jakiegokolwiek planu.
Nie namawiam Was do skopiowania i zaaplikowania każdego z moich sposobów. Mam świadomość, że prowadzę dosyć specyficzny i zarazem wymagający tryb życia. U Was przecież codzienność może wyglądać zupełnie inaczej i to jest zdecydowanie ok ? Przedstawiam Wam moje sposoby na zwiększenie produktywności po to, aby podrzucić Wam kilka pomysłów do wypróbowania. Kto wie, może akurat jakiś punkt przypadnie Wam do gustu lub pomoże sprawniej działać w natłoku spraw do załatwienia?
Moje sposoby na zwiększenie produktywności:
#1 Wygodny system do zbierania zadań i planowania
To moje podstawowe narzędzie, bez którego ciężko byłoby mi pogodzić wszystkie sprawy. Możesz użyć zwykłej kartki papieru, na której będziesz spisywać zadania i sprawy do załatwienia. Równie dobrze mogą to być karteczki samoprzylepne, kalendarz, aplikacja (np. Google Keep, Wunderlist, Evernote) czy system do zarządzania taskami, jak chociażby Trello czy Asana. Ważne aby był dla Ciebie wygodny i po prostu aby Ci służył.
Ja korzystam głównie z Asany, w której mam 80% projektów i spraw do załatwienia. Jeśli chcecie spróbować czegoś prostszego, zachęcam np. do wypróbowania Trello.
Zobacz też:
- Trello dla początkujących
- Jak używać Trello do planowania czasu i obowiązków
- Przepisy IFTTT które usprawnią pracę z Trello
Co mi daje taki system?Przede wszystkim wolną głowę. Gdy dowiaduję się, że muszę coś zrobić, po prostu wrzucam to do odpowiedniej listy w Asanie lub planuję takie zadanie na konkretny dzień i wiem, że już o tym nie zapomnę. Asanę mam zintegrowaną z kalendarzem, więc za każdym razem, gdy tam zaglądam, widzę także wszystkie bieżące i nadchodzące sprawy zaplanowane w tym narzędziu.
#2 Ustalenie priorytetów
Każdy, nawet najlepszy system do zarządzania zadaniami byłby z góry skazany na porażkę, gdybyśmy nie planowali zadań według priorytetów. Chodzi o to, aby wiedzieć które zadania są DLA NAS najważniejsze i to od nich powinniśmy zaczynać dzień. Ja zazwyczaj określam sobie 3 najważniejsze rzeczy do zrobienia w danym dniu i są to takie must have – must do. Staram się je wykonać przed południem. Dzięki temu od rana mam poczucie że moje sprawy posuwają się naprzód, a resztę dnia mogę przeznaczyć na wszelkie mniej ważne (w skali moich priorytetów) rzeczy. Więcej na tem temat w podlinkowanym poniżej artykule:
Zobacz też:
#3 Automatyzacja i delegowanie
Jeśli coś mogę zautomatyzować lub oddelegować – robię to. Jeszcze do niedawna wcale nie było to dla mnie takie oczywiste. Na szczęście w porę wyciągnęłam wnioski ze swoich błędów i dziś nie mam problemu, aby poprosić o pomoc lub po prostu oddelegować część zadań. Sporym udogodnieniem jest także automatyzacja. Jeśli chcecie, zrobię osobny wpis na ten temat, bo jest on wart rozwinięcia. Na szybko wspomnę tylko, że automatyzuję część rzeczy związanych z blogiem, zarządzaniem mediami społecznościowymi, wykorzystaniem wszelkiego rodzaju contentu. Staram się ciągle poszukiwać nowych możliwości i optymalizować swoje działania w ten sposób, aby przy minimalnym nakładzie czasu po prostu przynosił możliwie najlepsze efekty.
Przydatne wpisy o automatyzacji zadań:
- IFTTT – niech internet pracuje za Ciebie
- Przepisy IFTTT które usprawnią pracę z Trello
- Dlaczego korzystam z kalendarza Google
#4 Odcinanie się od wszelkich przeszkadzaczy
Jak wspominałam na wstępie tego tekstu, wiele rzeczy potrafi mnie rozproszyć i negatywnie wpłynąć na moją efektywność. Aby temu zaradzić, po prostu staram się takim sytuacjom… zapobiegać. Pomaga mi w tym kilka żelaznych zasad i nawyków:
- Podczas pracy (np. pisanie artykułów) wyciszam telefon i wyłączam media społecznościowe. Korzystam także z trybu „nie przeszkadzać”, czy to na komputerze, czy w komórce.
- Dbam o porządek. Nie jestem perfekcyjną panią domu, ale po prostu o wiele łatwiej pracuje mi się wtedy, gdy wokół mnie panuje ład i porządek, a wszystko jest na swoim miejscu ?
- Staram się jak najrzadziej zaglądać na Messengera. Ta aplikacja potrafi mnie naprawdę niezwykle rozproszyć i szczerze mówiąc – nie znoszę jej i korzystam jedynie z konieczności. Bliscy znajomi wiedzą, że dużo szybciej można mnie złapać… na Slacku lub pod mailem ?
- Podczas pracy zakładam słuchawki. Z dwóch powodów – po pierwsze, dla osób obok lub w biurze jest to umowny znak „Kot ogarnia plan podboju wszechświata, nie przeszkadzać”. Po drugie – zazwyczaj podczas pracy słucham ulubionych playlist z muzyką lub aplikacji typu Coffitivity czy Noisli.
#5 Praca w blokach
Staram się zajmować konkretnymi zadaniami w ściśle określonych porach. Dzielę dzień na bloki czasowe i w miarę potrzeb dedykuje je konkretnym projektom, np.
- 7:00 – 8:00 – praca nad artykułami
- 18:00 – 19:00 – zadania związane z GDG
- 20:00 – 21:30 – zadania związane z blogiem, kończenie artykułów
Powiedzmy, że takie 1 – 1,5-godzinne wstawki do planu dnia często leżą w sferze marzeń, bo nie zawsze dzień układa się tak, że mam możliwość wpleść sobie tego typu bloki czasowe w agendę. Jeśli jednak tylko nadarza się taka możliwość – robię to. Staram się też z góry panować takie bloki i rezerwować na nie czas w swoim kalendarzu z wyprzedzeniem. Dzięki temu z góry wiem kiedy mogę dorzucić sobie inne obowiązki.
Warto też dodać, że praca w blokach bardzo mobilizuje – wiesz, że masz w danym dniu np. tylko 45 minut, aby popracować nad tekstem lub zaplanować wpisy w mediach społecznościowych na najbliższe dni. To mobilizuje do pełnej koncentracji, a „presja czasu” dodatkowo napędza do działania. Mamy też jasno wyznaczony cel naszego działania, więc nie zastanawiamy się pół godziny od czego zacząć czy za co się zabrać ?
#6 Mądry multitasking i szukanie czasu tam, gdzie z pozoru go nie mamy
Mowa tu o takich trikach, jak np. robienie dwóch rzeczy (niewymagających naszego sporego zaangażowania) w tym samym czasie, lub sprytne żonglowanie zadaniami. Przykładowo, zawsze było mi szkoda czasu na słuchanie podcastów. Lubię je, mam listę naprawdę cennych audycji z których można wiele wynieść, ale nie mogłam sobie pozwolić na wygospodarowanie powiedzmy 1-2 godzin tygodniowo aby poświęcić je jedynie na podcasty. Rozwiązaniem tego problemu okazało się np. słuchanie podcastów w trakcie sprzątania, spacerów czy poruszania się po mieście, podróżowania.
Innym przykładem niech będą… kolejki. Nie cierpię tkwić w kolejkach, to dla mnie zawsze ogromna strata czasu. Nie mam jednak na nie wpływu. Aby uratować nieco czasu jaki np. marnuje się, gdy stoję w kolejce w spożywczaku, sprawdzam i odpisuję na maile, komentarze, czy wiadomości na Slacku.
#7 Nie wierzę w wenę, wierzę w siłę nawyków
Gdybym z każdym tekstem, czy projektem, czekała na to, aż przyjdzie do mnie wena, to… prawdopodobnie czekałabym na nią do tej pory. Nie wierzę w to, że jakaś nieuchwytna, magiczna moc wpada nagle, pobudza nasze szare komórki i pozwala nam tworzyć. Uważam (i z resztą przekonałam się o tym już niejednokrotnie), że każdy sukces, dobry artykuł, czy świetnie zrealizowany projekt jest efektem pracy, dyscypliny i wyrabiania w sobie odpowiednich nawyków. Dlatego też np. siadając do pisania tekstu nie zastanawiam się nad tym, kiedy zajrzy do mnie wena. Otwieram Evernote, odpalam Noisly i… piszę.
Gdy jest mi trudno sensownie posklejać zdania, to po prostu piszę cokolwiek – podpunkty jakie chcę zawrzeć w artykule, luźne myśli, komentarze. Najwyżej wrócę do tego tekstu i go poprawię. Świat się nie zawali, a ja mam poczucie, że mimo trudności, czy oporów, wygrałam sama ze swoją niechęcią. O wiele częściej zdarza się jednak, że najgorzej jest… zacząć. Po dwóch, trzech pierwszych akapitach tekst po prostu sam zaczyna „lecieć” ?
Przykład z pisaniem to tylko prosty obraz tego, jak praca nad dyscypliną wygląda w moim przypadku. Najważniejsze to po prostu zbyt łatwo nie rezygnować i dać sobie chwilę na rozkręcenie. Jeśli szukacie sposobu na „zhakowanie” swojej niechęci, wypróbujcie tutaj np. Metodę Pomodoro – ustalcie sami ze sobą, że bierzecie się za to odwlekane zadanie i robicie je przez 25 minut. To przecież niewiele, prawda? ? I nie zdziwcie się, gdy 25 minut upłynie a Wy po prostu złapiecie flow.
// P. S. Nie musicie dziękować! ?
Ok, to chyba najważniejsze z moich sposobów na zwiększenie produktywności. Zawsze mnie ratują w trudne dni, więc mam nadzieję, że także i Wy zechcecie je przetestować. Dajcie znać w komentarzach, czy próbowaliście.
