Siedem narzędzi, które pomagają mi ogarnąć nieogarnięte, czyli o moim osobistym niezbędniku do planowania czasu, zadań oraz projektów.
Planowanie i organizacja czasu to chyba dosyć popularny temat wśród Czytelników tego bloga, bo często pytacie mnie o to w mailach. Dziś postanowiłam opisać nieco bardziej szczegółowo, które narzędzia do planowania sprawdzają się u mnie, oraz w jaki sposób z nich korzystam.
Na wstępie muszę też zaznaczyć, że prowadzę dosyć intensywny tryb życia jeśli chodzi o pracę (i nie, nie mam tu na myśli jedynie pracy zawodowej – oprócz niej wykonuję także zlecenia, bloguję, studiuję, współtworzę I blog Rzeszów – cykliczne spotkania blogerów i twórców internetowych z Podkarpacia, niedawno dołączyłam także do rzeszowskiej grupy organizatorów spotkań Google Developers Group, a oprócz tego staram się także prowadzić w miarę normalne życie towarzyskie ;)). W związku z tym niekóre z przedstawionych tutaj narzędzi nie będą potrzebne osobom, które mają nieco więcej wolnego czasu, lub wolą inne metody.
Ten wpis jest odpowiedzią na Wasze pytania oraz propozycją do zainspirowania się rozwiązaniami, z jakich korzystam – o ile pomogą Wam one usprawnić Wasz własny system (całkiem możliwe, że wcale tego nie potrzebujecie, a Wasz własny sprawdza się doskonale ;)) Potraktujcie te narzędzia do planowania jako ciekawostkę i punkt wyjścia do udoskonalania własnych rozwiązań.
Narzędzia do planowania, z których korzystam
#1 Miesięczny planer Moleskine
Wcześniej testowałam różne opcje, włącznie z kalendarzami dziennymi czy tygodniowymi. Tygodniowe sprawdzały się nieźle, ale dopiero obecny system – rozpiska miesiąca na dwóch stronach + kartki na notatki okazały się strzałem w dziesiątkę. Lubię mieć wszystko w jednym miejscu i kalendarze dzienne czy tygodniowe były dla mnie zbyt dużą pokusą. W rezultacie zamiast działać, niemal ciągle rozpisywałam w nich zadania na poszczególne dni. Mam skłonność do pracoholizmu, więc możecie się domyślać, że listy były zdecydowanie zbyt długie. W efekcie nosiłam w torebce opasłe tomisko, które zamiast usprawniać moje życie, frustrowało niekończącymi się listami zadań do odhaczenia…
A wystarczyło zmienić taktykę 😉 Teraz w planerze zaznaczam po prostu najważniejsze punkty miesiąca, jak:
- spotkania ze znajomymi, wypady itp.
- dni z zajęciami na uczelni (wraz z lokalizacją – mam zajęcia w Rzeszowie oraz w kampusie pod Rzeszowem, dzięki temu od razu też wiem kiedy wracając z uczelni mogę ogarnąć np. zakupy, bibliotekę, czy sprawy w dziekanacie, a kiedy jest to raczej niemożliwe właśnie ze względu na lokalizację)
- wizyty u lekarza
- spotkania projektowe
- zajęcia dodatkowe (jak. np. szkolenia, spotkania w ramach kursu prawa jazdy itp.)
W praktyce niemal każdy dzień posiada stosowną notatkę z najważniejszym zadaniem. Dodatkowo planer posiada także pomiędzy poszczególnymi miesiącami kartki na notatki + notatnik za częścią kalendarzową. To naprawdę dobre rozwiązanie, zwłaszcza dla osób takich jak ja – które sporo notują i muszą mieć notatnik ciągle pod ręką.
#2 Evernote
Evernote to jedna z moich ulubionych aplikacji, a zarazem prywatna myślodsiewnia. To tutaj rozwijam pomysły notowane na szybko w Moleskine, oraz przechowuję wszelkie inne notatki, listy z pomysłami na artykuły, newslettery, a także skany najważniejszych dokumentów, recept, czy paragonów. Więcej o Evernote i sposobie, w jaki z niego korzystam, możecie przeczytać w tym wpisie:
#3 Remember The Milk
Moja przygoda z RTM była długa i burzliwa. Korzystałam z tej aplikacji jeszcze na początku moich pierwszych studiów, czyli 6 lat temu. Z czasem rozstaliśmy się, głównie dlatego, że znalazłam ładniejszą i bardziej funkcjonalną alternatywę (jak choćby Any.do). Do Remember The Milk wróciłam niedawno, głównie z trzech powodów:
- ciekawości i sentymentu
- konieczności zsynchronizowania wszystkich zadań i powiadomień w jednej aplikacji (niestety, Any.do nie można podłączyć do Sunrise Calendar w którym trzymam powiadomienia o zadaniach z wszelkich aplikacji do ogarniania projektów. Zadania z RTM możemy połączyć z naszym kalendarzem Google – a ten synchronizuję z Sunrise Calendar… et voila!)
- dzięki niedawnej aktualizacji, która zmieniła RTM na ogromny plus, wprowadzając m. in. nowy, odświeżony i bardziej funkcjonalny wygląd
Obecnie to tutaj przechowuję listy dla poszczególnych projektów i sfer życia, np.
- zlecenia,
- studia,
- Hattu.pl,
- I blog Rzeszów,
- grafika i rysunek,
- rozwój,
- książki do przeczytania,
- filmy do obejrzenia
W ramach każdej z list tworzę adekwatne dla nich zadania, np. dla listy Hattu.pl moga to być:
- aktualizacja wtyczek,
- analiza oferty współpracy z XYZ,
- przygotowanie newslettera,
- research do wpisu na temat ABC.
Zadanie te następnie określam w czasie, nadaję im wg. potrzeby określone priorytety czy dodaję do nich notatki, np. z planem artykułu, linkami pomocniczymi, rzeczami, na które zwrócić uwagę.
Jeśli chcecie poczytać więcej o aplikacji Remember The Milk, dajcie znać – chętnie napiszę o niej osobny wpis 🙂
#4 Arkusze kalkulacyjne Google
Bez Google Drive i powiązanych z nim usług zginęłabym jak ciotka w Czechach, jednak o arkuszach kalkulacyjnych wspominam dodatkowo, bo zdecydowanie na to zasługują. To właśnie w nich mam szczegółowe plannery blogowe lub rozpiski i plany dotyczące innych moich projektów (np. plany tematów na poszczególne miesiące, najważniejsze cele roczne, kwartalne itp.)
#5 Trello
Oprócz pracy i bloga działam także na kilku innych polach, które wymagają pracy zespołowej. W tym wypadku to właśnie Trello spisuje się najlepiej. Dzięki niemu można planować poszczególne etapy projektu, wrzucać załączniki, tworzyć checklisty, dodawać komentarze, głosować na poszczególne pomysłu członków teamu czy oznaczać specjalnymi etykietkami i naklejkami. Trello posiada także kalendarz dla każdej tablicy, dzięki czemu łatwo można podejrzeć terminy w danym projekcie.
Jeśli chcecie, abym przygotowała osobny wpis o tym, czym jest Trello i w jaki sposób z niego korzystam, dajcie znać w mailach lub komentarzach 🙂
#6 Kalendarz Google
Kalendarz to kolejne cudowne dziecko Google, bez którego nie mogłabym się obejść. To w nim tworzę kalendarze dla poszczególnych sfer życia czy projektów, np.
- Zlecenia,
- Hattu.pl,
- I blog Rzeszów,
- GDG,
- Studia
a następnie w ramach każdego z kalendarzy dodaję poszczególne wydarzenia, spotkania, lub wpisuję bloki czasowe, w których zajmuję się konkretnymi zadaniami.
Przykładowe bloki czasowe:
- Studia // Praca nad projektami – w tym czasie zajmuję się pracą nad konkretnym projektem na uczelnię, który wybieram wg. rozpiski z zadań na liście “Studia” w Remember The Milk – tam mam zaznaczone terminy oddania poszczególnych prac oraz ich priorytety
- Hattu.pl // Praca nad tekstem – w tym czasie pracuję nad kolejnym wpisem na blog; sprawdzam miesięczną rozpiskę tematów przygotowaną w arkuszu Google, gdzie mam przypisane daty do poszczególnych wpisów, oraz ich status [pomysł, w trakcie pisania, gotowy] i zabieram się za pracę nad tekstem, który jest następny w kolejności do przygotowania
- Hattu.pl // Zadania administracyjne – w tym czasie zajmuję się aktualizowaniem wtyczek, poprawkami na blogu, poprawkami do starszych wpisów, odpisywaniem na maile i wiadomości, tworzeniem newsletterów, pracami nad blogowymi akcjami (jak np. Wyzwanie Rysunkowe, które wymagało przygotowania wydarzenia na Facebooku, newslettera, promowania, przygotowania landing page’a, tematów itp.) oraz ogólnopojętym rozwojem i udoskonalaniem bloga. Tutaj o kolejności zadań także decyduje osobna lista w Remember The Milk – gdy widzę, że zbliża się deadline dla jakiegoś zadania lub jest ono oznaczone jako bardzo ważne, to wykonuję je w pierwszej kolejności
#7 Sunrise Calendar
Ostatnia już dzisiaj aplikacja, bez której korzystanie z wcześniej wymienionych narzędzi nie miałoby sensu. Jak widzicie, korzystam z wielu aplikacji i to właśnie Sunrise Calendar pozwala mi na integrowanie ich oraz wyświetlanie wszystkich powiadomień oraz harmonogramu dla nich w jednym miejscu. Do Sunrise Calendar mam podpięty kalendarz Google, powiadomienia z Evernote, Trello, wydarzenia z Facebooka, ale jest także opcja podpięcia całego szeregu innych popularnych aplikacji do zarządzania zadaniami. Jeśli podobnie jak ja pracujecie na kilku tego typu narzędziach, koniecznie przyjrzyjcie się temu kalendarzowi.
