Postanowienia noworoczne – jak je dotrzymać? Sposoby i narzędzia project managera

Zapewne od kilku tygodni bombarduje Was ten temat – postanowienia noworoczne. Pełno jest informacji i artykułów na ten temat – czy to w prasie, na blogach, portalach, YouTube. Mam wrażenie że początek stycznia to jakiś dziwny wyścig w przerzucaniu się obietnicami i pomysłami, z których – no cóż, nie czarujmy się – zazwyczaj po kilku miesiącach i tak nic nie wyniknie. I właśnie dlatego ja dziś… zupełnie NIE O TYM.

Początek nowego roku to dobra okazja do podsumowania ostatnich miesięcy, ale także wyznaczenia sobie planu działania na najbliższy rok. Nigdy nie byłam wielką fanką postanowień noworocznych, bo po prostu kojarzą mi się z takim lekkomyślnym podejściem do życia. Wszak najczęściej słyszane przeze mnie postanowienia noworoczne to nic innego, jak oklepana wiązanka:

Problem z tymi postanowieniami jest jeden. Są rzucone na wiatr i nic za nimi nie idzie. Pomijając jednak słomiany zapał i amnezję na swoje postanowienia, już po góra 2 tygodniach – są po prostu niekonkretne. Bo co to tak naprawdę znaczy “schudnę”? Co to znaczy: “znajdę więcej czasu dla bliskich”? To tylko pobożne życzenia, których nijak nie jesteśmy w stanie zmierzyć, wyobrazić sobie, a co dopiero – wyznaczyć pierwszy krok, który nas do celu zbliży. Jak zatem zabrać się do tego problemu?

Postanowienia noworoczne – jak je dotrzymać?

 Nie sprzedam Wam jakiejś cudownej, uniwersalnej rady, za to powiem, jak ja sama podchodzę do tego tematu. Przede wszystkim, przyjęłam odpowiednie podejście. Postanowienia noworoczne zastąpiłam celami oraz planami i pomysłami, jakie chcę w danym roku zrealizować. W ich określaniu stosuję metodę SMART. Zanim jednak się za to zabiorę, robię przede wszystkim podsumowanie tego, co już za mną. Jak zatem wygląda cały proces?

1. Wykonuję podsumowanie poprzedniego roku. Do takiego podsumowania wystarczy Wam kartka lub notes i coś do pisania, chociaż jeśli wolicie formę elektroniczną, polecam np. Evernote czy Google Docs. Jak wygląda u mnie takie podsumowanie roku?
   • Dzielę notatkę na konkretne punkty (np. życie prywatne, projekty, jak np. blog Geek Cat czy GDG, kwestie zawodowe, rozwój osobisty, itp.). Jak sami widzicie, te punkty po części będą u Was podobne, ale kilka z nich na pewno będzie wymagała dostosowania do waszych indywidualnych potrzeb.
   • W każdym z punktów wynotowuję kolejno wszystkie dobre momenty i osiągnięcia, a następnie to, co zawiodło. Porażki, niezrealizowane pomysły, wszystko to, co leży na wątrobie. Ważna uwaga – nie chodzi o to, aby się zadręczać, ale aby rozliczyć z tego, co było, przeanalizować i wyciągnąć wnioski.
   • Analizuję każdy z punktów i staram się wyciągnąć wniosek. Chodzi o to, aby każdy punkt “zamknąć” za sobą, wyciągnąć lekcję na przyszłość i móc spokojnie przejść do kolejnych planów.
2. Spisuję listę planów, pomysłów i celów na najbliższe miesiące. Na początku trafia tu wszystko, co chodzi mi po głowie, bez zbędnej filtracji. Chodzi o uwolnienie myśli i spisanie nawet najdziwniejszych czy najbardziej nieprawdopodobnych pomysłów.
3. Selekcjonuję pomysły i nadaję im priorytet. Wybieram 3-4 najważniejsze dla mnie cele na najbliższe 12 miesięcy. Reszta zostaje na liście jako te rezerwowe, do których wrócę po rozplanowaniu priorytetów.
4. Rozpisuję plan działania dla tych 3-4 priorytetowych planów. Sposób, w jaki to robię, rozwinę poniżej, ponieważ składa się z kilku etapów. Nie otwieram kalendarza i nie wypisuję sobie na spontanie deadline’ów, bo to do niczego dobrego nigdy nie prowadzi ? Wręcz przeciwnie – zawsze staram się działać przygotowana, a często także i z planem zapasowym.

Postanowienia noworoczne – jak przekuć je w cele i przygotować porządną strategię działania

 Jak wspomniałam wcześniej, postanowienia noworoczne to dla mnie po prostu plany i cele do wykonania w najbliższym roku. Dlatego też podchodzę do ich realizacji właśnie jak do zadań do wykonania, zebranych w projekt. Dzięki temu łatwiej jest mi się odnaleźć, bo wiem co muszę zrobić – jest to dokładnie zaplanowane, krok po kroku. Wiem też, jak mierzyć postępy i sprawdzać, czy idę we właściwym kierunku. Ok, co zatem będzie nam potrzebne i od czego zacząć?

Narzędzia:

• notatnik i coś do pisania – jeśli jesteś typem kreatywnym i zaczynasz planowanie od szkiców w notatniku
• Evernote, Google Docs lub Arkusz kalkulacyjny – jeśli jesteś typem cyfrowym, wolisz stukanie w klawiaturę od kreślenia po papierze, a swój dobytek trzymasz w chmurze ?
• Aplikacja / program do zarządzania zadaniami. W chwili obecnej korzystam głównie z Asany zintegrowanej z Kalendarzem Google, ale mogę polecić także:
  • Trello
  • Remember The Milk
  • Team Gantt
  • Clubhouse
• Kalendarz – w moim przypadku jest to wspominany już Kalendarz Google, zintegrowany z Asaną
• Calendarpedia – gotowe szablony z kalendarzami do wydrukowania

Ok, mamy narzędzia, więc teraz dowiedzmy się, co dalej. Na potrzeby tego wpisu załóżmy, że jednym z naszych priorytetów (czyli to nasze postanowienie noworoczne) to założenie bloga.

Postanowienia noworoczne – od czego zacząć realizację tego planu?

1. Wyznaczam kamienie milowe – czyli etapy, które będą swego rodzaju punktami kontrolnymi. Zbyt duże, by uznać je za zadanie do wykonania – kamień milowy składa się zazwyczaj właśnie z kilku zadań do wykonania. Zakończenie takiego etapu jest równoznaczne z ukończeniem jakiejś bardziej istotnej części naszego projektu, a tym samym przybliża nas do tego, by postanowienia noworoczne weszły w życie. ? Odnosząc temat kamieni milowych na powyższy przykład (założenie bloga), nasze poszczególne etapy to: wybór nazwy, kupno domeny, kupno hostingu, wybór platformy, postawienie strony, przygotowanie pierwszych 10 artykułów, założenie profili w mediach społecznościowych itp.
2. Do każdego kamienia milowego przypisuję zadania do wykonania. Chodzi o skompletowanie listy tego, co musi być zrobione, aby taki kamień milowy – poszczególny etap naszego planu – został zrealizowany z sukcesem. Przy określaniu konkretnych zadań do wykonania stosuję metodę S.M.A.R.T. która pomaga przekuć nasze taski w konkretne zadania, określone w czasie, co do których nie mamy wątpliwości jak, kiedy i po co je wykonać.
   

   ---

   Metoda S.M.A.R.T. czyli wyznaczenie celów, które będą:

   • Specific (konkretne) – każdy cel powinien być precyzyjnie i jasno zdefiniowany, wraz z przewidywanym rezultatem. Przykład: zamiast “napisać teksty na blog” zastosuj konkret: “przygotować i opublikować 10 artykułów na blogu”
   • Measurable (mierzalne) – wyznacz porównanie, do którego można będzie odnieść stan początkowy oraz mierzony rezultat. Wracając do wcześniejszego przykładu, podajemy np. konkretną liczbę artykułów (10)
   • Achievable (osiągalne) – wyznaczając cele, pamiętaj, że muszą być one realne. Nie ma przecież większego sensu wyznaczanie celów, które są poza wszelkim zasięgiem. Planowanie i osiąganie zrównoważonego wzrostu wymaga czasu. Jeśli przykładowo dopiero zakładasz blog, to bardziej realnym celem będzie osiągnięcie np. 5000 tysięcy unikalnych użytkowników w rok, aniżeli stawianie od razu na miliony. ?Nieosiągalne cele może i są hiper ambitne, ale przede wszystkim są demotywujące. Nie o to przecież chodzi ?
   • Realistic (realne) – ok, trzymając się ciągle przykładu z przygotowaniem 10 artykułów na blog, zastanówmy się: czy będziesz w stanie je przygotować powiedzmy w 3 dni? Albo w jedno popołudnie? Bardzo dużo osób zabija swoje cele czy postanowienia noworoczne już na etapie planowania, nakładając na siebie zbyt dużo w zbyt krótkim czasie. Schudnąć 10 kg w 2 miesiące? Odpalić blog z bazą ciekawych artykułów w weekend? Come on, czy tylko ja tu widzę absurd? ?
   • Timed (określone w czasie) – wyznaczone cele powinny zostać także ujęte w ramy czasowe. Wracając do przytoczonego już przykładu – jak długo zajmuje Ci przygotowanie tych 10 artykułów? Określenie celu w czasie pozwoli Ci nie tylko realnie zaplanować dalsze działania zmierzające ku jego realizacji. Wyznaczy Ci także deadline, który motywuje, ale i pozwala sprawdzić karty i zastanowić się nad tym, czy cel został osiągnięty, oraz co zadziałało w przyjętej strategii, a co nie.
     

     ---

3. Tak przygotowany plan przenoszę do narzędzia lub aplikacji do zarządzania projektami (kilka z nich wymieniłam wyżej, u mnie na ten moment najlepiej sprawdza się Asana), która jest spięta z kalendarzem. Moim centrum dowodzenia jest kalendarz Google. Dzięki temu nie muszę wchodzić do Asany, aby widzieć, co jest do zrobienia. Wszystko jest widoczne z poziomu kalendarza, co bardzo mi odpowiada, ponieważ jest to moje podstawowe narzędzie organizacji. Oczywiście Wy możecie planować w inny sposób – dobrze sprawdza się chociażby Trello, tak jak zapewne jakakolwiek inna apka do tasków. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby taki plan stworzyć sobie w wersji papierowej – np. w notatniku, planerze, bullet journalu, czy nawet w zwykłym zeszycie. Ciekawe i praktyczne szablony i kalendarze do wydrukowania znajdziecie także na stronie Calendarpedia.
4. Działam. To akurat najważniejszy krok, bez którego nawet najlepiej przygotowany plan poniesie fiasko.

Podsumowując:

• pamiętaj o podsumowaniu poprzedniego roku i domknięciu zaległych spraw
• spisz listę planów i pomysłów na nowy rok i wybierz 3-4 najważniejsze postanowienia noworoczne, które będą dla Ciebie kluczowe w nadchodzącym roku
• przygotuj solidny plan działania, który pomoże Ci w realizacji postanowień
• podziel swój cel na etapy, e te na mniejsze zadania, które o wiele łatwiej będzie Ci wykonać
• działaj po kolei, małymi krokami
• przy określaniu zadań stosuj metodę S.M.A.R.T. które pomoże Ci trzymać się planu i skupić na tym, co istotne
• wybierz swój własny system i miej go pod ręką – u mnie jest to Asana i kalendarz Google, ale u Ciebie może to być równie dobrze papierowy kalendarz czy notatnik
• działaj!

Ok, a jeśli jeszcze macie ochotę na małą prywatę, na zakończenie krótkie podsumowanie mojego minionego roku (głównie to blogowe). Co się działo? Co ciekawego mnie spotkało? Co okazało się porażką?

Sukcesy i niespodzianki:

1. Rebranding bloga – wiem, że jest tu tu kilka osób, które czytają mnie od czasów blogspota czy Hattu.pl (zamierzchłe dzieje!). Fakt jest taki, że wspomniana ksywka od dłuższego czasu mi już po prostu nie leżała, Nijak się miała i do mnie i do tematyki bloga. Długo nosiłam się z zamiarem zmiany, ale zawsze coś stawało mi na przeszkodzie. Tak oto, w marcu, w końcu los nieco mi pomógł. Przez awarię jaka miała miejsce, najlepszym i najszybszym rozwiązaniem było postawienie bloga na nowo, pod nowym szyldem. Oczywiście część artykułów udało się uratować, jednak zmiana miała swoje konsekwencje, które odczuwam do dziś. Ucierpiał ruch na blogu, co jest oczywiście do nadrobienia (i nad tym mocno pracuję!), jednak na duży plus na pewno zmieniła się sama tematyka, odbiór przez czytelników czy kilka innych kwestii. W ogólnym rozrachunku – decyzja jak najbardziej na plus. Dziś na pewno inaczej bym się do niej przygotowała (i mając taką możliwość, także zupełnie inaczej cały proces przeprowadziła), ale na pewno tej decyzji nie żałuję.
2. Powrót do regularnego pisania – a przynajmniej w ostatnim kwartale ? Plan minimum to 10 artykułów miesięcznie. Plan idealny (przynajmniej na kolejny kwartał) to 15 nowych teksów. Mam mnóstwo pomysłów na wartościowe artykuły, głównie na temat marketingu internetowego, produktywności, przydatnych aplikacji i przedsiębiorczości. Sporo z nich jest już zrealizowana i czeka na publikację. Inne są w trakcie pisania i szlifowania. Jedyne co mi pozostaje, to dalej trzymać się tego planu i konsekwentnie go realizować, raz ulepszać.
3. Bot i rozwijanie nowych sposobów komunikacji – mowa oczywiście o dodanym niedawno na blogu GeekBocie i planach na kolejne dodatki. Jak wiecie, za pomocą GeekBota możecie subskrybować nowe artykuły i otrzymywać je bezpośrednio na Messengerze, Slacku, Telegramie lub jako powiadomienie w Chrome. Feedback od pierwszych subskrybentów jest bardzo obiecujący, ale ciągle jestem ciekawa opinii szerszego grona odbiorców. (P.S. Jeśli chcecie dodać takiego bota na swojej stronie lub blogu, zajrzyjcie do tego wpisu, gdzie opisałam szczegółowo jak dodać chatbota na swojej stronie w szybki i łatwy sposób). Jest też grupa na Facebooku ? Na razie jeszcze nieco kameralna, ale mam wobec niej spore plany na najbliższy kwartał. Testuję także kolejnego bota, który będzie mi pomagał w obsłudze fanpage’a, oraz kilka dodatkowych pomysłów, które czekają na swoją kolej.
4. Więcej wartościowej wiedzy – rebranding bloga dał mi jedną, dodatkową wartość, której się nie spodziewałam. Mianowicie, pomógł mi się ukierunkować. Jak zapewne zauważyliście, tematyka na GeekCat.pl stała się bardziej klarowna i uporządkowana. Więcej jest dłuższych treści, z konkretami, wskazówkami, wyjaśnieniami. Mam już jasno sprecyzowany kierunek, więc pozostaje nie zbaczać z kursu i konsekwentnie realizować zamierzone tematy.
5. Google IO i wyjazd do Stanów – w połowie lutego dowiedziałam się, że lecę. A ściślej – że mam taką możliwość. I szczerze mówiąc, w pierwszym odruchu chciałam popukać się w czoło i zrezygnować. Bo wiecie, jak to jest. Masz swój plan i nagle musisz podjąć decyzję. Trzymasz się go, tracisz na pewno niesamowitą szansę i przygodę, ale pozostajesz w bezpiecznej strefie komfortu, która wiąże się z niezachwianą poduszką finansową, zapasem urlopowym, spokojnym realizowaniem planu, także zawodowego. Lub wybierasz tę szansę i dostosowujesz kolejne 2,5 miesiąca do realiów przedwyjazdowych: szukania biletów, ubezpieczenia, szukania i rezerwacji odpowiedniego mieszkania, lotów, wyrabiania wizy i generalnie – całej tej otoczki. Dodatkowo decydujesz się na uszczuplenie poduszki finansowej, skonsumowanie całego dostępnego urlopu i maraton w firmie, bo przecież trzeba ogarnąć w pracy mnóstwo rzeczy przed wyjazdem. Wiadomo. Mimo początkowych obaw, kompletnie nie żałuję tej decyzji. Z resztą, o swoich wrażeniach z pobytu w Dolinie Krzemowej pisałam Wam tutaj. Było genialnie i już planuję kolejny taki wyjazd ?
6. Dołączenie do programu Google Developers Launchpad jako mentor. To zdecydowanie było dla mnie momentem “WOW”. Umówmy się, mam pewne doświadczenie, ciągle uczę się i próbuję nowych rzeczy, dzielę się swoją wiedzą m. in. za pośrednictwem bloga, ale zaproszenie do programu jako mentor było dla mnie ogromnym zaskoczeniem, a tym samym – ogromną obawą. Bo hej, super, ale przecież mam teraz doradzać startupom w ich marketingowej drodze! To w mojej opinii spora odpowiedzialność. Od razu zatem pojawiły się obawy, czy sama jestem wystarczająco dobra i kompetentna. Nie łatwo przecież zmierzyć się z naprawdę cenionymi ekspertami, nie tylko z Polski, ale i z całego regionu. Zawsze więc przed Launchpadem jest pewien stres, ale czas spędzony już w trakcie, jak i feedback płynący od uczestników wynagradzają wszystko. Serio ?
7. Zaproszenie na GBG Global Summit i wyjazd do Singapuru. To kolejny niespodziewany dla mnie moment w minionym roku. Jeśli jesteście ciekawi moich wrażeń, zapraszam do tych artykułów.

Porażki:

1. Zbyt dużo pracy – sprawdza wyglądała tu bardzo prosto. Z jednej strony tworzysz sobie całkiem realistyczny plan na rok, a z drugiej dzieje się życie i podsuwa co rusz jakieś własne plany. Co z tego wynika? Dokładnie to, co przydarzyło mi się w 2017 roku. Starasz się realizować swój plan, a jednocześnie próbujesz jak najwięcej wycisnąć z tego, co podsuwa życie. W efekcie dzieje się u Ciebie baaaardzo dużo, ale szybko zaczyna brakować po prostu sił, aby się tym cieszyć. Tak oto, w październiku zapasy w mojej prywatnej baterii były na totalnym wyczerpaniu. Musiałam zwolnić, zrezygnować z wielu tematów i po prostu dać sobie czas na regenerację. Podejrzewam, że gdyby nie dwa większe wyjazdy (majowy do Doliny Krzemowej, oraz wrześniowy wypad do Singapuru), które były dla mnie ciekawą odskocznią od codzienności, te baterie starczyły by mi na dużo krócej.
2. Zbyt mało odpoczynku – ten punkt wiąże się z poprzednim. Im więcej czasu poświęcasz pracy, tym mniej czasu masz na odpoczynek czy inne sprawy. Podejrzewam, że gdyby nie dobry makijaż, to o wiele częściej usłyszałabym od bliskich, że przypominam zombie. W ostatnim kwartale roku (i po wielu upomnieniach od mojego narzeczonego) w końcu udało mi się zwolnić. Wiązało się to z rezygnacją z kilku rzeczy, ale szczerze mówiąc – rozstałam się z nimi bez żalu. Wniosek na nadchodzący rok – więcej czasu dla siebie. Ciężko jest to realizować, gdy twoja praca czy projekty to coś, co kochasz, ale po prostu muszę pamiętać o zdrowych granicach. Nie ma zmiłuj!
3. Niedostosowanie planu do niespodzianek, jakie przyniósł ten rok. Ten punkt to także nawiązanie do poprzednich. W tym roku po prostu doszło mi naprawdę dużo rzeczy, których nie byłam w stanie zaplanować (ba! nie byłam w stanie sobie ich wyśnić czy spodziewać się, nawet w najśmielszych oczekiwaniach!). Mam tu na myśli chociażby maj spędzony głównie w Dolinie Krzemowej (oraz pobyt na Google IO!), zaproszenie i wyjazd do Singapuru na GBG Global Summit, dołączenie do grona mentorów programu Google Developers Launchpad (i udział w dwóch edycjach tego programu), o wiele więcej zrealizowanych wydarzeń GDG i Women Techmakers, aniżeli zakładaliśmy w tym roku (23 eventy!) czy kilka innych kwestii, chociażby związanych z pracą, rodziną, czy sprawami prywatnymi, które po prostu wyskoczyły w trakcie. Wniosek na nadchodzący rok: planowanie elastyczne i krótkoterminowe. Tak, aby w razie niespodzianek łatwo zmodyfikować plan i wziąć poprawkę na nowy kurs ?

Wnioski:

1. Work smarter, not harder. Tego będę się trzymać w 2018 roku! Miniony dał mi się we znaki z powodu wielu nieprzewidzianych rzeczy. Chcę być lepiej przygotowana na tego typu sytuacje i zautomatyzować jak największą część swoich obowiązków. Wrażeniami i sposobami z pewnością podzielę się także tutaj.
2. Patrz poza horyzont. To, co jeszcze rok temu wydawało mi się nieosiągalne, nierealne i poza jakimkolwiek zasięgiem, w 2017 roku po prostu wydarzyło się. Bez zapowiedzi, bez uprzedzenia, ot, po prostu – wskakuj, jedziemy! Ostatnie 12 miesięcy z pewnością nauczyło mnie tego, by być zuchwałym w swoich marzeniach i odważnym w działaniu.
3. Agile! Czyli w nawiązaniu do pierwszego wniosku – więcej elastyczności, także w planowaniu.

A jakie są Wasze postanowienia noworoczne? Jak podchodzicie do nich i do ich realizacji?