Podziel się, , Google Plus, Pinterest,

Drukuj

Opublikowano w:

Trello dla początkujących

Sprawdź, za co tysiące osób pokochały Trello - intuicyjną aplikację do zarządzania zadaniami, oraz dowiedz się, jak ją wykorzystać we własnej organizacji czasu.

Pracujesz nad kilkoma projektami równolegle? Potrzebujesz lepszej organizacji spraw do załatwienia? A może po prostu masz dosyć gubiących się karteczek, na których spisujesz swoje listy zadań? Sprawdź, za co tysiące osób pokochały Trello – intuicyjną aplikację do zarządzania zadaniami, oraz dowiedz się, jak ją wykorzystać we własnej organizacji czasu.

Dziś kilka słów o Trello – ciekawym narzędziu, pozwalającym na zwinne zarządzanie zadaniami. Sporo osób prosiło mnie o ten tekst, zwłaszcza, że już nie raz wspominałam o aplikacji na blogu we wpisach dotyczących kulisów mojej pracy. Dziś odpowiadam na te prośby 🙂 Myślę, że ta aplikacja przypadnie do gustu każdemu studentowi, freelancerowi czy blogerowi, dlatego dziś krótko o podstawach.

Z tego tekstu dowiesz się:

  • czym jest Trello?
  • jak obsługiwać aplikację?
  • jak zarządzać zadaniami dzięki Trello?
  • w jaki sposób możesz wykorzystać Trello w usprawnieniu swojej organizacji czasu i pracy?

Czym jest Trello?

Trello to aplikacja dostępna zarówno z poziomu przeglądarki, jak i aplikacji mobilnej.  Jeśli miałabym w najprostszy sposób wyjaśnić, na jakiej zasadzie działa, to… powiedziałabym, że to taka wirtualna tablica Kanban. Tylko z ekstra bajerami 😉 W Trello możemy działać w pojedynkę (np. wykorzystując to narzędzie do zarządzania własnymi projektami, jak blog, projekty na studia itp.) lub w zespołach (możemy utworzyć team, zapraszając członków za pośrednictwem adresu mailowego). W każdym „teamie” mamy do dyspozycji tablice, na których tworzymy listy. Każda lista zawiera karty (jak kolorowe karteczki post-it na tablicy Kanban), które odpowiadają konkretnym zadaniom. Nie martwcie się, jeśli na początku brzmi to zawile – poniżej znajdziecie dokładnie opisane screeny z aplikacji.

Trello od środka

Obraz jest wart więcej, niż tysiąc słów i tego będę się trzymać, zatem zaczynamy. Poniżej znajdziecie screenshot panelu mojego Trello z widokiem poszczególnych tablic oraz zespołów (w moim przypadku, jeśli nie działacie w tej opcji, to po odpaleniu Trello zobaczycie tylko prywatne tablice). Ze względu na współdzielenie niektórych tablic z innymi osobami, oraz z uwagi na ich prywatny charakter, niektóre nazwy są po prostu zamazane – mam nadzieję, że to zrozumiecie 🙂

Geek cat - przewodnik po trello

Tablice

Tablice w Trello odpowiadają danym elementom projektu. Wyjaśnię to może na przykładzie bloga – jak widzicie na grafice powyżej, mam utworzony team Hattu, który współdzielę z siostrą, która pomaga mi w kilku sprawach związanych z prowadzeniem tego miejsca. Cały projekt podzielony został natomiast na kilka obszarów działania, jak:

  • tablica dotycząca spraw bieżących związanych z blogiem, czyli np. wszelkie bieżące aktualizacje wtyczek, szablonu, zmiany w szablonie, usprawnienia, sprawy dotyczące projektów blogowych, współprac, korespondencji, analityki itp.
  • support – sprawy związane z hostingiem, usługami z jakich korzystam podczas blogowania itp.
  • pomysły na posty – karty z pomysłami na posty, podzielone wg. kategorii oraz stopnia wykonania, czyli np. jedna tablica zawiera pomysły, druga – posty do przygotowania w najbliższym czasie, trzecia – posty w trakcie pisania, czwarta – gotowe i zaplanowane

Ze względu na dużą ilość prywatnych spraw i danych, które mam w swoich tablicach, stworzyłam na potrzeby tego wpisu tablicę testową, która widnieje poniżej. Tak właśnie tablice Trello wyglądają od środka i generalnie to właśnie w ich obrębie dzieje się cała magia związana z zarządzaniem zadaniami za pośrednictwem tej aplikacji.

Geek Cat - trello-dla-poczatkujacych

 

Każdej tablicy można przypisać odpowiedni kolor tła (ja tak np. segreguję tablice – kolor turkusowy dla tablic blogowych, czerwony – studia itd.), a także dodać usprawnienia, jak np. kalendarz, głosowanie na poszczególne karty, lub ich zanikanie (Pokaż menu > Dodatki – wybierz interesujący Ciebie dodatek i kliknij obok niego button „Włącz”). Ponadto możesz łatwo udostępnić tablicę osobom, które chcesz zaprosić do współpracy – każda tablica ma swój własny link (Menu > Więcej > Odnośnik do tej tablicy).

Listy

Listy są zbiorami kart (czyli naszych „zadań”) i w zależności od potrzeb, możemy je dowolnie kształtować czy przenosić. Na screenshocie powyżej przedstawiłam chyba jeden z najbardziej typowych podziałów list, luźno wzorowany na tablicach Kanban, gdzie pierwsza lista (Inbox) zawiera wszystkie zadania i sprawy do załatwienia, jakie do nas wpadają. Tam sobie czekają do czasu, kiedy np. planujemy naszą pracę

Ja planuję swoje zadania w systemach tygodniowych, więc w przypadku takiej tablicy, planowanie moich zadań odbywałoby się np. w piątek lub poniedziałek i wtedy zadaniom z Inboxa nadawałabym konkretne deadline’y i według nich wrzucałabym najważniejsze / najpilniejsze w realizacji na listę Do zrobienia.

Lista Do zrobienia zawiera wszystkie karty (zadania), które muszą zostać wykonane np. w tym tygodniu (trzymając się już systemu, o którym pisałam powyżej). Wybieram wtedy zadanie z listy i zaczynam działać i jeśli uda mi się je zrealizować przed czasem w całości, karta trafia na listę Zrobione, natomiast jeśli w danym dniu nie zdążyłam się uporać w zadaniem w całości, przesuwam kartę na listę W trakcie.

Natomiast lista Może/kiedyś zawiera wszystkie te rzeczy, które pojawiają się w danym momencie, ale nie są pilne i nie mogę ich określić w czasie. Trafiają na odpowiednią listę i tam czekają na swój odpowiedni czas i miejsce 🙂

Podany przeze mnie sposób jest tylko przykładem, równie dobrze, zamiast list Do zrobienia, W trakcie itp. można przygotować tablicę z planem tygodnia i stworzyć listy wg. następującego schematu: Inbox, Poniedziałek, Wtorek, Środa, Czwartek… itd. a następnie przyporządkować zadania (karty) z Inboxa do odpowiednich list odpowiadających poszczególnym dniom tygodnia (przykład poniżej).

Geek Cat trello-dla-poczatkujacych-plan-tygodnia

 

Wspominałam Wam wcześniej, że istnieje opcja włączenia kalendarza dla danej tablicy. Można to świetnie wykorzystać właśnie w przypadku układu tygodniowego – jeśli mamy na tablicy z naszym planem tygodnia włączony kalendarz, wystarczy przełączyć tryb wyświetlania (kliknij „Kalendarz” w prawym, górnym rogu, obok menu) i mamy nasz plan w bardzo czytelnej formie. Trello dodatkowo oferuje dwa tryby wyświetlania kalendarza z zadaniami – tygodniowo (przykład poniżej), oraz w widoku miesiąca.

Geek Cat - trello widok tygodnia

 

Karty

Karty to nasze zadania do wykonania – jak karteczki post-it na tablicy Kanban albo w kalendarzach. Jest jednak coś, co sprawia, że karty Trello są zdecydowanie lepsze od swoich papierowych wersji! Oto kilka funkcjonalności, które z powodzeniem zastąpią niekończące się ilości zapisanych skrawków papieru:

  • każda karta ma swój tytuł (wyświetlany na listach i w podglądzie tablicy), ale także możemy dodać do nich opisy, w dodatku z możliwością ich formatowania (mam tu na myśli wszelkie pogrubienia, wypunktowania, nagłówki itp.)
  • możliwość przypisania konkretnej daty i godziny – w miarę zbliżania się do deadline’u, etykietka z datą zacznie przybierać ostrzegawczy kolor (żółty) lub po minięciu terminu wykonania karty zaalarmuje nas kolorem czerwonym
  • komentowanie kart – to świetna opcja, jeśli pracujemy w zespole, gdyż można na bieżąco dyskutować nad danym zadaniem, bezpośrednio w jego obrębie; opcja ta sprawdza się także, gdy pracujemy solo – nie raz dodawałam jakieś zapiski do zadania właśnie w takiej formie
  • etykiety – mamy możliwość stworzenia odpowiednich etykiet dla naszych zadań, oraz przypisania dla każdej etykiety odrębnego koloru (błogosławieństwo dla wzrokowców!)
  • listy to-do wewnątrz kart – każda karta oferuje także możliwość stworzenia wewnątrz listy to-do, czyli np. listy pod-zadań do wykonania, checklist itp. Dodatkowo możemy kopiować gotowe listy to-do z innych kart (co świetnie się sprawdza np. w sytuacji, gdy przy kilku zadaniach mamy takie same rzeczy do skontrolowania przed finalizacją taska)
  • załączniki – czyli opcja dodania do kart linków, plików, grafik itp.

Geek Cat-Trello-dla-poczatkujacych-karta

 

W jaki sposób można wykorzystać Trello?

Korzystam z Trello już od ponad 3,5 roku, chociaż dopiero od kilku miesięcy miałam okazje wykorzystać to narzędzie w projektach grupowych. Przetestowałam wiele rozwiązań, ale to właśnie ta aplikacja wydaje się być najbardziej uniwersalna i elastyczna. Nie narzuca nam jednego, konkretnego sposobu zarządzania zadaniami. Możemy je planować w wygodny dla siebie sposób, niezależnie od tego, czy Trello pomaga nam w ogarnięciu tajnego projektu w firmie, czy zbioru zadań i pomysłów na remont mieszkania 😉 Oto kilka szybkich inspiracji:

Praca

  • tygodniowy plan działania
  • zarządzanie projektami dla klientów
  • plan rozwoju firmy
  • harmonogram i zarządzanie treściami w content marketingu
  • zarządzanie finansami i sprawami bieżącymi (subskrypcje usług, hostingu, przedłużanie domeny, przypomnienia o stałych przelewach)

Dom

  • spis przepisów (tych sprawdzonych i tych do wypróbowania!)
  • harmonogram sprzątania mieszkania
  • plan remontu
  • zarządzanie domowym budżetem i sprawami około-domowymi (malowanie ogrodzenia, sprzątanie garażu, przegląd instalacji itp.)
  • zbiór pomysłów na wakacje i wspólne wypady weekendowe

Sfera osobista

  • blogowanie 🙂
  • projekty osobiste, w których bierzemy udział (u mnie to np. GDG, spotkania rzeszowskich blogerów itp.)
  • rozwój osobisty – plan pracy nad swoimi mocnymi i słabymi stronami, edukacja w sferze eksperckiej itp.
  • harmonogram wizyt lekarskich i badań
  • Bucket List 🙂
Wypróbuj Trello >>

 

Uff… miało być krótko, zwięźle i na temat, a znowu wyszła mi epopeja. Mam jednak nadzieję, że podstawy Trello wyjaśniłam wystarczająco jasno 🙂 Jeśli macie pytania – piszcie! Szczególnie zachęcam do zadawania ich w komentarzach, ponieważ często okazują się one bardzo przydatne także innym czytelnikom 🙂 Piszcie też, czy chcecie kolejne teksty o Trello – na przykład z różnymi „sztuczkami”, które pozwalają usprawnić sobie dzięki tej aplikacji pracę. Jeśli tak – chętnie o tym napiszę!

Znacie Trello? Korzystacie? Jak możecie wykorzystać Trello u siebie?

Zapisz się na Geekletter!

Otrzymuj najnowsze porady na temat marketingu, przedsiębiorczości i przydatnych narzędzi oraz aplikacji, które usprawnią Twoją pracę - bezpośrednio na maila!

Zero spamu. Możesz się wypisać w każdej chwili.

  • Największą zaletą Trello (choć dla niektórych to wada) jest totalna elastyczność. Tak jak możesz na milion sposobów używać tablicy do bazgrania, tak na miliony sposobów można ograć Trello. Projekty można rozgryzać w stylu Kanbo, albo totalnie po swojemu lub według know-how organizacji, w której pracujemy. Dla mnie nie ma lepszego narzędzia do oglądu całości projektu. Z pewnością są bardziej restrykcyjne narzędzia co do dostępu użytkowników, deadlineów, definiowania powiadomień itp. ale próg wejścia do nich jest wysoki. Trello po prostu otwierasz i zaczynasz używać. To tak jak z karteczkami na lodówce, z grubsza każdy wie po co są i jak działają 🙂

    • Porównanie do karteczek na lodówce chyba najlepiej oddaje istotę Trello – dokładnie tak 🙂 bez zbędnej filozofii, procedur itp. Po prostu odpalasz i działasz 🙂

  • Uwielbiam tę aplikację! Właśnie przez tę elastyczność :). Nie korzystam z niej jak z kalendarza – to dla mnie uporządkowany zbiór inspiracji. Tylko w Trello jestem to w stanie ogarnąć :D. Pomysł z tablicą z dniami tygodnia bardzo ciekawy – może i w ten sposób uda mi się używać Trello :).

  • Uwielbiam tę aplikację! Właśnie przez tę elastyczność :). Nie korzystam z niej jak z kalendarza – to dla mnie uporządkowany zbiór inspiracji. Tylko w Trello jestem to w stanie ogarnąć :D. Pomysł z tablicą z dniami tygodnia bardzo ciekawy – może i w ten sposób uda mi się używać Trello :).

    • Właśnie to jest w Trello najlepsze – elastyczność! Każdy może korzystać z tego narzędzia według własnych upodobań i potrzeb 🙂

  • Super opracowanie! Trello jest bardzo wygodne, ale jakoś nigdy nie mogłam się do niego zabrać – jak do wielu w sumie rzeczy 😉 W pracy przez pewien czas pracowaliśmy na nim i byłam bardzo zadowolona, gdy zaczęłam go poznawać. Chyba zacznę wprowadzać ten system do harmonogramu blogowania, bo już widzę, że zaczynam się gubić w taskach 😉 Dzięki!

    • Dzięki za dobre słowo, cieszę się, że opis się przydał! 🙂 ja bez Trello pewnie już dawno bym zginęła przy blogowaniu i nie tylko, także polecam 🙂 #KotApproves

  • Super opracowanie! Trello jest bardzo wygodne, ale jakoś nigdy nie mogłam się do niego zabrać – jak do wielu w sumie rzeczy 😉 W pracy przez pewien czas pracowaliśmy na nim i byłam bardzo zadowolona, gdy zaczęłam go poznawać. Chyba zacznę wprowadzać ten system do harmonogramu blogowania, bo już widzę, że zaczynam się gubić w taskach 😉 Dzięki!

    • Dzięki za dobre słowo, cieszę się, że opis się przydał! 🙂 ja bez Trello pewnie już dawno bym zginęła przy blogowaniu i nie tylko, także polecam 🙂 #KotApproves

  • Chyba zrobię drugie podejście do tej aplikacji. Można w niej zrobić tak, by w tablicy plan tygodnia były zadania z innych kart?

    • Można 🙂 są dwie opcje – albo przeniesienie karty, wtedy trzeba wejść w kartę którą chcemy przenieść do naszego planu tygodnia i kliknąć w tym miejscu na „Przenieś” https://i.imgur.com/4Mgn9w5.png – wyświetli nam się lista pozostałych tablic z listami, więc musisz wtedy wybrać tablicę z planem tygodnia i wskazać listę odpowiadającą np. wybranemu dniu tygodnia. Opcja druga to skopiowanie karty – też wtedy trzeba wejść na wybraną kartę i pod opcją „Przenieś” znajduje się button „Kopiuj” – po kliknięciu wyświetla nam się dokładnie to samo, co w przypadku przenoszenia karty – tablice oraz listy. Musimy tylko wybrać 🙂

  • Chyba zrobię drugie podejście do tej aplikacji. Można w niej zrobić tak, by w tablicy plan tygodnia były zadania z innych kart?

    • Można 🙂 są dwie opcje – albo przeniesienie karty, wtedy trzeba wejść w kartę którą chcemy przenieść do naszego planu tygodnia i kliknąć w tym miejscu na „Przenieś” https://i.imgur.com/4Mgn9w5.png – wyświetli nam się lista pozostałych tablic z listami, więc musisz wtedy wybrać tablicę z planem tygodnia i wskazać listę odpowiadającą np. wybranemu dniu tygodnia. Opcja druga to skopiowanie karty – też wtedy trzeba wejść na wybraną kartę i pod opcją „Przenieś” znajduje się button „Kopiuj” – po kliknięciu wyświetla nam się dokładnie to samo, co w przypadku przenoszenia karty – tablice oraz listy. Musimy tylko wybrać 🙂

  • Anka B

    Chyba też dam tej aplikacji kolejną szansę, chociaż jakoś nie potrafię się do niej przekonać. Przeraża mnie też pisanie tych samych zadań i w Trello, i w Todoist… Chyba, że znasz jakiś trick na to, które zadania wpisywać na listę to do, a które do Trello?

    • U mnie sprawdziło się jedno – wybranie tylko jednej apki 🙂 moim grzechem było rozdrabnianie się na kilka apek do zarządzania zadaniami, przez co np. nadpisywałam taski lub zapominałam o zadaniach zawartych w jakiejś apce, a nie o to chodzi. Wiem jednak, że na początku rezygnacja i przestawienie się na tylko jedno narzędzie może być ciężkie, dlatego radziłabym skorzystać z If this then that (IFTTT) – to narzędzie, które automatyzuje pracę naszych aplikacji (więcej pisałam o nim w tym wpisie: http://hattu.pl/ifttt-if-this-then-that/). Z tego co przed chwilą sprawdziłam, są tam gotowe przepisy na tworzenie w trello zadań, które dodajesz do Todoist oraz kilka innych ciekawych funkcji, które pozwiązują obie aplikacje. Warto zajrzeć i przetestować 🙂 Są tutaj: https://ifttt.com/recipes/search?q=trello+todoist a w razie pytań pisz śmiało 🙂

  • Anka B

    Chyba też dam tej aplikacji kolejną szansę, chociaż jakoś nie potrafię się do niej przekonać. Przeraża mnie też pisanie tych samych zadań i w Trello, i w Todoist… Chyba, że znasz jakiś trick na to, które zadania wpisywać na listę to do, a które do Trello?

    • U mnie sprawdziło się jedno – wybranie tylko jednej apki 🙂 moim grzechem było rozdrabnianie się na kilka apek do zarządzania zadaniami, przez co np. nadpisywałam taski lub zapominałam o zadaniach zawartych w jakiejś apce, a nie o to chodzi. Wiem jednak, że na początku rezygnacja i przestawienie się na tylko jedno narzędzie może być ciężkie, dlatego radziłabym skorzystać z If this then that (IFTTT) – to narzędzie, które automatyzuje pracę naszych aplikacji (więcej pisałam o nim w tym wpisie: http://hattu.pl/ifttt-if-this-then-that/). Z tego co przed chwilą sprawdziłam, są tam gotowe przepisy na tworzenie w trello zadań, które dodajesz do Todoist oraz kilka innych ciekawych funkcji, które pozwiązują obie aplikacje. Warto zajrzeć i przetestować 🙂 Są tutaj: https://ifttt.com/recipes/search?q=trello+todoist a w razie pytań pisz śmiało 🙂

  • Aga F

    Tego narzędzia do projektów nie znałam, więc chętnie je wypróbuję. Twój opis jest bardziej niż zachęcający 🙂

  • Aga F

    Tego narzędzia do projektów nie znałam, więc chętnie je wypróbuję. Twój opis jest bardziej niż zachęcający 🙂

    • Dzięki! 🙂 miło mi to słyszeć, mam nadzieję, że sprawdzi się u Ciebie 🙂

  • Pingback: IFTTT (If This Then That) - niech internet pracuje za Ciebie()

  • Pingback: IFTTT (If This Then That) - niech internet pracuje za Ciebie()

  • Magdx

    Wlasnie teraz przeczytałam tego posta i postanowiłam zrobić drugie podejście do trello 🙂 Tylko jak usunąć tablice albo karte? Trzeba je zarchizować?

    • Daj znać, jak Ci poszło 🙂 ja też podchodziłam do Trello kilka razy, zanim zostałam tu na dłużej 🙂 odnośnie Twojego pytania, jeśli chodzi o karty, to trzeba je najpierw zarchiwizować, a następnie pojawia się opcja „Usuń” o tutaj https://i.imgur.com/z1nbxxI.png natomiast w przypadku tablic: Menu > Więcej > Zamknij tablicę. Do zamkniętych tablic można powrócić, klikając w button „Tablice” w tym miejscu: https://i.imgur.com/54Tcnsc.png – wyświetli się wtedy taki panel boczny ze spisem Twoich tablic i na dole znajdziesz odnośnik do tablic zamkniętych 🙂

      • Magdx

        Na chwilę obecną zostaję na dłużnej przy trello. Nawet zainstalowałam apkę w telefonie 🙂 Dziękuję za rady, bo pomogły, potem miałam kilka pytań co do korzystania z trello ale dałam sama radę 🙂

        • proszę bardzo i polecam się na przyszłośc 🙂 owocnego „trellowania” 😀

  • Magdx

    Wlasnie teraz przeczytałam tego posta i postanowiłam zrobić drugie podejście do trello 🙂 Tylko jak usunąć tablice albo karte? Trzeba je zarchizować?

    • Daj znać, jak Ci poszło 🙂 ja też podchodziłam do Trello kilka razy, zanim zostałam tu na dłużej 🙂 odnośnie Twojego pytania, jeśli chodzi o karty, to trzeba je najpierw zarchiwizować, a następnie pojawia się opcja „Usuń” o tutaj https://i.imgur.com/z1nbxxI.png natomiast w przypadku tablic: Menu > Więcej > Zamknij tablicę. Do zamkniętych tablic można powrócić, klikając w button „Tablice” w tym miejscu: https://i.imgur.com/54Tcnsc.png – wyświetli się wtedy taki panel boczny ze spisem Twoich tablic i na dole znajdziesz odnośnik do tablic zamkniętych 🙂

      • Magdx

        Na chwilę obecną zostaję na dłużnej przy trello. Nawet zainstalowałam apkę w telefonie 🙂 Dziękuję za rady, bo pomogły, potem miałam kilka pytań co do korzystania z trello ale dałam sama radę 🙂

        • proszę bardzo i polecam się na przyszłośc 🙂 owocnego „trellowania” 😀

  • Pingback: MORTYCJA POLECA #79 - PRZEGLĄD INTERNETÓW | M O R T Y C J A()

  • Pingback: MORTYCJA POLECA #79 - PRZEGLĄD INTERNETÓW | M O R T Y C J A()

  • Bardzo pomocny wpis! Biorę się właśnie za odświeżanie mojej tablicy. 🙂

  • Bardzo pomocny wpis! Biorę się właśnie za odświeżanie mojej tablicy. 🙂

  • Pingback: 8 przepisów IFTTT które usprawnią pracę z Trello()

  • Pingback: 8 przepisów IFTTT które usprawnią pracę z Trello()

  • Fajne wskazówki! 😉 Akurat ja preferuje any.do, bo ma ciekawy widget na telefon, w którym wszystko widać jak na dłoni, ale z Trello też kiedyś korzystałam 😉

    • sama byłam swego czasu wielką fanką any.do – bardzo fajne narzędzie 🙂

  • Fajne wskazówki! 😉 Akurat ja preferuje any.do, bo ma ciekawy widget na telefon, w którym wszystko widać jak na dłoni, ale z Trello też kiedyś korzystałam 😉

    • sama byłam swego czasu wielką fanką any.do – bardzo fajne narzędzie 🙂

  • Czy ta apka jest darmowa?

    • cześć 🙂 tak,Trello w wersji podstawowej (zawiera wszelkie funkcjonalności o których pisałam w tym tekście) jest darmowe

  • Myślałam o Trello, ale chyba zostanę przy remember the milk 🙂