Podziel się, , Google Plus, Pinterest,

Drukuj

Opublikowano w:

Jak używać Trello? 4 sposoby na planowanie czasu i obowiązków

Proste sposoby na planowanie czasu i obowiązków z Trello – wirtualną tablicą kanban lub… komputerową wersją karteczek na lodówkę 😉

Ten artykuł jest wstępem do szerszego cyklu postów o Trello. Często odwiedzacie tekst o Trello dla początkujących i wracacie do mnie z pytaniami, jak wykorzystać to narzędzie w praktyce. Przykłady zawsze są lepsze, aniżeli sucha teoria, dlatego postanowiłam w kolejnych wpisach pokazywać Wam, jak możecie wykorzystać to narzędzie we własnym życiu – na konkretach.

Poznacie konkretne przykłady, jak wykorzystać Trello m. in. do usprawnienia swojej organizacji czasu, nauki, pracy, blogowania, zarządzania domem i codziennymi sprawunkami.

Dziś natomiast, na pierwszy ogień, idzie temat podstawowy – planowanie czasu i obowiązków w perspektywie tygodnia, miesiąca, kwartału, oraz roku.  

Jak używać Trello? 4 sposoby na planowanie czasu i obowiązków


Jak używać Trello 4 sposoby na planowanie czasu i obowiązków 1

#1 Planowanie tygodnia

Przygotuj tablicę o nazwie „Plan tygodnia” i stwórz na niej 8 list – backlog, oraz 7 list, gdzie każda będzie dedykowana do innego dnia tygodnia (poniedziałek, wtorek, środa… itp.). Raz w tygodniu, np. w piątki lub w weekend, zabierz się za planowanie nadchodzących siedmiu dni. Przejrzyj zadania, które w formie nowych kart ubierały się w backlogu i przyporządkuj je do poszczególnych list z dniami tygodnia.

  • backlog – przeglądany i „czyszczony” raz w tygodniu; to tutaj w trakcie tygodnia lądują wszystkie nowe sprawy (o ile nie wymagają załatwienia nagle, np. „na jutro”). Zabierasz się za jego przegląd tylko raz w tygodniu, w wyznaczonym czasie, dzięki czemu tworzysz plan działania na nadchodzące dni i skupiasz się na wyznaczonych przez siebie celach (a nie sprawach, które są ważne dla kogoś, ale dla Ciebie niekoniecznie :))
  • listy dzienne – np. lista na poniedziałek, wtorek, itp. na których lądują karty z zadaniami
  • karty – jedna karta to jedno zadanie do wykonania na liście, np. „opłacenie rachunków”, „wykonanie przelewu XYZ”, „kupienie biletów na samolot”, „wizyta u dentysty”, „spotkanie z Olą” ect.

#2 Planowanie miesięczne

Przygotuj tablicę z nazwą miesiąca, który chcesz rozplanować ww Trello. Następnie stwórz listy, które będą odpowiadać konkretnym sferom w Twoim życiu, jak np. praca, szkoła, studia, czas wolny, projekty, związek, zakupy, itp. Pamiętaj także o dodatkowej liście – backlogu, gdzie będą trafiać wszystkie zadania i sprawy do przyporządkowania.

Na każdej liście przygotuj karty odpowiadające poszczególnym tygodniom w miesiącu, np. karta: 2-8 X, 9-15 X itp. W kartach natomiast możesz tworzyć listy zadań dla poszczególnych tygodni, czyli przykładowo:

  • Lista: Projekty
  • Karta: 2-8 X
  • Lista zadań: tutaj wypunktowane zadania 🙂

#3 Planowanie kwartału

Przygotuj tablicę z nazwą planowanego kwartału, np.: Q1 2018. Przygotuj na niej listy odpowiadające poszczególnym miesiącom w kwartale + lista „backlog”. W zależności od szczegółowości planu, możesz korzystać z kart jako zadań lub jako kamieni milowych.

Jeśli karty będą zadaniami na poszczególne miesiące, możesz je w łatwy sposób uporządkować, korzystając z etykiet – np. osobne etykiety dla zadań związanych z pracą, domem, związkiem, nauką itp. Jeśli natomiast karty mają być kamieniami milowym, zadania możesz wyznaczać analogicznie jak w opisywanym powyżej przykładzie, korzystając z list zadań w kartach.

#4 Planowanie roku

Analogicznie, jak w przypadku planowania kwartalnego. Tworzymy jedynie więcej list – backlog + 12 list, każda odpowiadająca danemu miesiącowi.


Korzystacie z Trello? Co najczęściej w nim planujecie?

 

Zapisz się na Geekletter!

Otrzymuj najnowsze porady na temat marketingu, przedsiębiorczości i przydatnych narzędzi oraz aplikacji, które usprawnią Twoją pracę - bezpośrednio na maila!

Zero spamu. Możesz się wypisać w każdej chwili.

Podziel się, , Google Plus, Pinterest,

  • Jeśli chodzi o planowanie dzienne, tygodniowe i roczne – zostawiam to mojemu bulletjournalowi.
    Natomiast Trello odświeżyłam sobie ostatnio, Na chwile obecną czekają tam na mnie dwie stare tablice, które muszę przeglądnąć i posprzątać oraz już udało mi się stworzyć dwie nowe, jedna dotyczy bloga (pomysły na posty, lista z pomysłami już w fazie „researchu”, w trakcie pisania, co jeszcze muszę zrobić z szablonem, jakie „produkty” chcę wyprodukować dla czytelników np. do darmowego pobrania”. Druga tablica jest od spraw graficzno-projektowych, podzieliłam ją kategoriami np. ilustracje, identyfikacja, małe DTP, inne pierdki, które ciężko mi do czegokolwiek przypisać.
    Natomiast jedna ze „starych” tablic, jest na tyle ciekawa, że tak jak pisałam wyżej, muszę ją posprzątać. Bo mam tam zapisaną coś a’la Bucket List, rzeczy, które chcę zrobić np. związane z chodzeniem po górach (Mont Everestu tam na szczęście nie ma :D), jakieś FIT kamienie milowe, odnośnie książek czy projektowania.
    Ostatnio też myślałam, czy przykładowo nie wspomóc się Trello w kwestiach planowania jedzenia. Mieć tam cały zasób potraw, posegregowanych na posiłki, z listami zakupów i potem komponując jadłospis, od razu robić listę zakupów. Tylko wprowadzenie wszystkich przepisów byłoby szalenie pracochłonne, więc chyba pozostanę przy tradycyjnym przepiśniku.
    Z innych ciekawych koncepcji, raz prowadziłam wyzwanie graficzne, właśnie na jednej tablicy Trello. A w okresie studiów, w okolicach 2 – 3 roku, współpracowałam ze znajomym przy dwóch projektach i właśnie na Trello wrzucaliśmy kolejne postępy pracy, jakieś pomysły, kto co robi. Polecam! Sprawdziło się!
    A na chwilę obecną zobaczę jak mi się ta apka będzie sprawdzała na razie w tych dwóch obszarach mojego życia. Zapewne z czasem jakaś nowa tablica tam jeszcze powstanie.

  • Fajna sprawa, ja korzystam z remember the milk do takiego planowania 🙂

  • Ja już planowałam we wszystkim. Pierwsze właśnie było Trello, potem Evernote, a na końcu Asana. Przewinął się też Bullet Journal i zwykłe kalendarze.
    I stanęło na tym, że wykorzystuje Evernote i Asanę jednocześnie, ale oprócz tego mam stworzony przeze mnie planner do druku, który ulepszony pewnie pojawi się na blogu w nowym roku. I tak funkcjonuję całkiem dobrze 🙂 Jednak do Trello mam ogromny sentyment, bo używałam go jako pierwszego 🙂 Jednak Twojemu planowaniu i tak się przyjże jeszcze raz bo bardzo mnie zaciekawił Twój system 🙂

  • Alcia

    Obecnie korzystam głównie z bullet journala i kalendarza Googla. Co jakiś czas testuje różnie aplikacje do planowania czasu, ale zawsze coś mi brakuje. Z Trello miałam styczność już jakiś czas temu, jednak nie wiedziałam jak za niego się zabrać aby go odpowiednio wykorzystać. Zaciekawił mnie twój pomysł aby rozdzielić sobie zadania na tygodnie/miesiące/kwartały zamiast na typy projektu :). Chyba dam Trellowi jeszcze jedną szansę 😉