Jak używać Trello? 4 sposoby na planowanie czasu i obowiązków

Proste sposoby na planowanie czasu i obowiązków z Trello – wirtualną tablicą kanban lub… komputerową wersją karteczek na lodówkę 😉

Ten artykuł jest wstępem do szerszego cyklu postów o Trello. Często odwiedzacie tekst o Trello dla początkujących i wracacie do mnie z pytaniami, jak wykorzystać to narzędzie w praktyce. Przykłady zawsze są lepsze, aniżeli sucha teoria, dlatego postanowiłam w kolejnych wpisach pokazywać Wam, jak możecie wykorzystać to narzędzie we własnym życiu – na konkretach.

Poznacie konkretne przykłady, jak wykorzystać Trello m. in. do:

• usprawnienia swojej organizacji czasu,
• nauki,
• pracy,
• blogowania,
• zarządzania domem i codziennymi sprawunkami.

Dziś natomiast, na pierwszy ogień, idzie temat podstawowy – planowanie czasu i obowiązków w perspektywie tygodnia, miesiąca, kwartału, oraz roku.  

Jak używać Trello? 4 sposoby na planowanie czasu i obowiązków

#1 Planowanie tygodnia

Przygotuj tablicę o nazwie „Plan tygodnia” i stwórz na niej 8 list – backlog, oraz 7 list, gdzie każda będzie dedykowana do innego dnia tygodnia (poniedziałek, wtorek, środa… itp.). Raz w tygodniu, np. w piątki lub w weekend, zabierz się za planowanie nadchodzących siedmiu dni. Przejrzyj zadania, które w formie nowych kart ubierały się w backlogu i przyporządkuj je do poszczególnych list z dniami tygodnia.

• backlog – przeglądany i „czyszczony” raz w tygodniu; to tutaj w trakcie tygodnia lądują wszystkie nowe sprawy (o ile nie wymagają załatwienia nagle, np. „na jutro”). Zabierasz się za jego przegląd tylko raz w tygodniu, w wyznaczonym czasie, dzięki czemu tworzysz plan działania na nadchodzące dni i skupiasz się na wyznaczonych przez siebie celach (a nie sprawach, które są ważne dla kogoś, ale dla Ciebie niekoniecznie :))
• listy dzienne – np. lista na poniedziałek, wtorek, itp. na których lądują karty z zadaniami
• karty – jedna karta to jedno zadanie do wykonania na liście, np. „opłacenie rachunków”, „wykonanie przelewu XYZ”, „kupienie biletów na samolot”, „wizyta u dentysty”, „spotkanie z Olą” ect.

#2 Planowanie miesięczne

Przygotuj tablicę z nazwą miesiąca, który chcesz rozplanować w Trello. Następnie stwórz listy, które będą odpowiadać konkretnym sferom w Twoim życiu, jak np. praca, szkoła, studia, czas wolny, projekty, związek, zakupy, itp. Pamiętaj także o dodatkowej liście – backlogu, gdzie będą trafiać wszystkie zadania i sprawy do przyporządkowania.

Na każdej liście przygotuj karty odpowiadające poszczególnym tygodniom w miesiącu, np. karta: 2-8 X, 9-15 X itp. W kartach natomiast możesz tworzyć listy zadań dla poszczególnych tygodni, czyli przykładowo:

• Lista: Projekty
• Karta: 2-8 X
• Lista zadań: tutaj wypunktowane zadania 🙂

#3 Planowanie kwartału

Przygotuj tablicę z nazwą planowanego kwartału, np.: Q1 2018. Przygotuj na niej listy odpowiadające poszczególnym miesiącom w kwartale + lista „backlog”. W zależności od szczegółowości planu, możesz korzystać z kart jako zadań lub jako kamieni milowych.

Jeśli karty będą zadaniami na poszczególne miesiące, możesz je w łatwy sposób uporządkować, korzystając z etykiet – np. osobne etykiety dla zadań związanych z pracą, domem, związkiem, nauką itp. Jeśli natomiast karty mają być kamieniami milowym, zadania możesz wyznaczać analogicznie jak w opisywanym powyżej przykładzie, korzystając z list zadań w kartach.

#4 Planowanie roku

Analogicznie, jak w przypadku planowania kwartalnego. Tworzymy jedynie więcej list – backlog + 12 list, każda odpowiadająca danemu miesiącowi.

Korzystacie z Trello? Co najczęściej w nim planujecie?