Kalendarz, który pracuje za Ciebie – jak planować, by efektywniej zarządzać czasem?

Kilka prostych zasad, jakimi kieruję się przy planowaniu swojego czasu, pomogło mi w końcu skupić się na tym, co ważne i wśród miliona projektów znaleźć czas dla siebie – bez wyrzutów sumienia. Jak?

Jestem ogromną fanką wszelkich technologicznych zabawek, które pomagają w organizacji i podnoszą produktywność. Dzięki swojej małej manii na tym punkcie przetestowałam naprawdę sporo aplikacji i narzędzi, jak chociażby Evernote, Trello, Any.do, czy wiele innych.

Nie potrafię sobie wyobrazić dnia bez korzystania z aplikacji, które spinają wszelkie moje projekty, a mimo to… ciągle wszystkie te sprawy muszę mieć w jednym miejscu. Najlepszym dla mnie jest kalendarz. Dlaczego?

Deadline goni deadline – jak wygląda Twój kalendarz?

Nie wiem jak to wygląda u Was, ale patrząc na swoje życie (a także wielu moich znajomych) widzę, że rytm codzienności odmierzają jednostki czasu, zamknięte w sztywnych ramach goniących terminów i spotkań. Kilka przykładowych:

• terminy egzaminów i oddawania prac zaliczeniowych u profesorów na studiach,
• terminy oddania projektów w pracy,
• termin dostawy zamówionych przez internet zakupów
• oczekiwany czas dojazdu z punktu A do punktu B wyznaczony przez wujka Google na podstawie naszej lokalizacji i planu dnia

Pomiędzy tymi wszystkimi punktami na osi czasu znajdziemy większe, lub mniejsze luki, na które warto spojrzeć z nieco innej perspektywy. Każda z nich to określona ilość czasu, który można wykorzystać lub zmarnować. Jest z góry określona – znamy dokładnie jej początek i koniec – nieco inaczej, niż w przypadku list to-do. Nie wiem jak to wygląda u Was, ale wiem z doświadczenia, że lubią one wydłużać się w nieskończoność, a dosłownie kilka punktów skreślonych na kartce lub w aplikacji, zupełnie nie wiadomo kiedy, rozrasta się do kilkudziesięciu pozycji…

Kalendarze mają to do siebie, że dając nam wielką wolność w planowaniu, jednocześnie ograniczają. Możemy planować na przykład uruchomienie własnego sklepu internetowego – kalendarz ochoczo przyjmie deadline. Podobnie z innymi projektami, spotkaniami, planami. Tygodniowe wakacje? Kurs prawa jazdy? Sesja na uczelni? Konferencja? Warsztaty? Super! Wpisz, zaplanuj, zakreśl wyraźnym kolorem lub postaw ogromny, czerwony wykrzyknik obok. Zrobione? Do kalendarza możemy wpisywać wszystko, o czym tylko zamarzymy. Zabawa zaczyna się jednak w momencie, kiedy uświadamiamy sobie, że nie jesteśmy w stanie rozciągnąć doby, dodać do tygodnia dwóch dodatkowych dni, ani poszerzyć kwartału o… dodatkowe pół roku.

Kalendarz wymusza na nas podejmowanie decyzji. Jeśli coś zaplanowałeś, podejmij decyzję – czym wypełnisz swoją lukę? Scrollowaniem Facebooka czy przeznaczeniem godziny na pracę, która posunie Twoje plany o krok do przodu? Albo – albo. Wybieraj. Czasu nie rozmnożymy. Zdecyduj, czym się dziś zajmiesz? Jak wykorzystasz 2 godziny w pociągu? Kalendarz zmusza także do dyscypliny. Pokazuje dokładnie jak wiele pustych okienek w naszym planie dnia przecieka przez palce, a ile z nich zapełniamy czymś istotnym.

Kalendarz – najważniejsze zasady, którymi kieruję się przy planowaniu

#1 Rezerwuję w kalendarzu czas z góry tylko na najbardziej istotne dla mnie projekty (jak na przykład Google Developers Group – z góry wiem, że X razy w tygodniu poświęcam na pracę nad tematami dla GDG Y czasu. Dodaję do kalendarza i w tych godzinach nie zajmuję się niczym innym. Tylko od mojej formy i produktywności w danym dniu zależy, ile spraw posunę do przodu)

#2 Ustawiam w kalendarzu przypomnienia – dla każdego ważnego spotkania, bloku czasowego, ważnych terminów, rocznic, deadline’ów. WAŻNYCH – słowo klucz, bo…

#3 Do kalendarza trafia tylko to, co jest dla mnie naprawdę WAŻNE i istotne. Nie ma tutaj miejsca na rzeczy z gatunku „jeśli zostanie mi czas…” (który przecież nigdy nie zostaje!) albo „może jeszcze zmieszczę to…” (nope! tylko plan minimum, który w moim przypadku i tak jest dosyć napięty i rozrośnięty)

#4 Korzystam z celów i przypomnień w kalendarzu Google. Świetna sprawa! Jeśli chcesz w ciągu dnia znaleźć czas na określoną rzecz, np. bieganie, czytanie, pisanie (wpisz dowolną czynność, na którą zawsze brakuje Ci czasu), ustawiasz w kalendarzu Google swój cel, a aplikacja sama znajduje Ci na to czas w Twoim planie dnia – bukując odpowiednią ilość czasu (z góry ją sobie określasz) w pustym okienku w Twojej agendzie. Przypomnienia natomiast ratują mnie niejednokrotnie – zwłaszcza przy ogarnianiu skrzynki mailowej (przypomnienia są zintegrowane z kalendarzem Google i Google Inbox – możesz w Inboxie ustawić sobie przypomnienie o danym mailu na konkrety termin, godzinę i miejsce, lub wstawić dowolne inne przypomnienie z poziomu kalendarza jak i skrzynki pocztowej. Magia <3)

A jak Wy pracujecie ze swoimi kalendarzami?