Podziel się, , Google Plus, Pinterest,

Drukuj

Opublikowano w:

Kalendarz, który pracuje za Ciebie – jak planować, by efektywniej zarządzać czasem?

Kalendarze mają to do siebie, że dając nam wielką wolność w planowaniu, jednocześnie ograniczają. Dziś kilka słów o tym, jak wykorzystać ten fakt na swoją korzyść.

Kilka prostych zasad, jakimi kieruję się przy planowaniu swojego czasu, pomogło mi w końcu skupić się na tym, co ważne i wśród miliona projektów znaleźć czas dla siebie – bez wyrzutów sumienia. Jak?

Jestem ogromną fanką wszelkich technologicznych zabawek, które pomagają w organizacji i podnoszą produktywność. Dzięki swojej małej manii na tym punkcie przetestowałam naprawdę sporo aplikacji i narzędzi, jak chociażby Evernote, Trello, Any.do, czy wiele innych.

Nie potrafię sobie wyobrazić dnia bez korzystania z aplikacji, które spinają wszelkie moje projekty, a mimo to… ciągle wszystkie te sprawy muszę mieć w jednym miejscu. Najlepszym dla mnie jest kalendarz. Dlaczego?

Deadline goni deadline – jak wygląda Twój kalendarz?

Nie wiem jak to wygląda u Was, ale patrząc na swoje życie (a także wielu moich znajomych) widzę, że rytm codzienności odmierzają jednostki czasu, zamknięte w sztywnych ramach goniących terminów i spotkań. Kilka przykładowych:

  • terminy egzaminów i oddawania prac zaliczeniowych u profesorów na studiach,
  • terminy oddania projektów w pracy,
  • termin dostawy zamówionych przez internet zakupów
  • oczekiwany czas dojazdu z punktu A do punktu B wyznaczony przez wujka Google na podstawie naszej lokalizacji i planu dnia

Pomiędzy tymi wszystkimi punktami na osi czasu znajdziemy większe, lub mniejsze luki, na które warto spojrzeć z nieco innej perspektywy. Każda z nich to określona ilość czasu, który można wykorzystać lub zmarnować. Jest z góry określona – znamy dokładnie jej początek i koniec – nieco inaczej, niż w przypadku list to-do. Nie wiem jak to wygląda u Was, ale wiem z doświadczenia, że lubią one wydłużać się w nieskończoność, a dosłownie kilka punktów skreślonych na kartce lub w aplikacji, zupełnie nie wiadomo kiedy, rozrasta się do kilkudziesięciu pozycji…

Kalendarze mają to do siebie, że dając nam wielką wolność w planowaniu, jednocześnie ograniczają. Możemy planować na przykład uruchomienie własnego sklepu internetowego – kalendarz ochoczo przyjmie deadline. Podobnie z innymi projektami, spotkaniami, planami. Tygodniowe wakacje? Kurs prawa jazdy? Sesja na uczelni? Konferencja? Warsztaty? Super! Wpisz, zaplanuj, zakreśl wyraźnym kolorem lub postaw ogromny, czerwony wykrzyknik obok. Zrobione? Do kalendarza możemy wpisywać wszystko, o czym tylko zamarzymy. Zabawa zaczyna się jednak w momencie, kiedy uświadamiamy sobie, że nie jesteśmy w stanie rozciągnąć doby, dodać do tygodnia dwóch dodatkowych dni, ani poszerzyć kwartału o… dodatkowe pół roku.

Kalendarz wymusza na nas podejmowanie decyzji. Jeśli coś zaplanowałeś, podejmij decyzję – czym wypełnisz swoją lukę? Scrollowaniem Facebooka czy przeznaczeniem godziny na pracę, która posunie Twoje plany o krok do przodu? Albo – albo. Wybieraj. Czasu nie rozmnożymy. Zdecyduj, czym się dziś zajmiesz? Jak wykorzystasz 2 godziny w pociągu? Kalendarz zmusza także do dyscypliny. Pokazuje dokładnie jak wiele pustych okienek w naszym planie dnia przecieka przez palce, a ile z nich zapełniamy czymś istotnym.

Kalendarz – najważniejsze zasady, którymi kieruję się przy planowaniu

#1 Rezerwuję w kalendarzu czas z góry tylko na najbardziej istotne dla mnie projekty (jak na przykład Google Developers Group – z góry wiem, że X razy w tygodniu poświęcam na pracę nad tematami dla GDG Y czasu. Dodaję do kalendarza i w tych godzinach nie zajmuję się niczym innym. Tylko od mojej formy i produktywności w danym dniu zależy, ile spraw posunę do przodu)

#2 Ustawiam w kalendarzu przypomnienia – dla każdego ważnego spotkania, bloku czasowego, ważnych terminów, rocznic, deadline’ów. WAŻNYCH – słowo klucz, bo…

#3 Do kalendarza trafia tylko to, co jest dla mnie naprawdę WAŻNE i istotne. Nie ma tutaj miejsca na rzeczy z gatunku „jeśli zostanie mi czas…” (który przecież nigdy nie zostaje!) albo „może jeszcze zmieszczę to…” (nope! tylko plan minimum, który w moim przypadku i tak jest dosyć napięty i rozrośnięty)

#4 Korzystam z celów i przypomnień w kalendarzu Google. Świetna sprawa! Jeśli chcesz w ciągu dnia znaleźć czas na określoną rzecz, np. bieganie, czytanie, pisanie (wpisz dowolną czynność, na którą zawsze brakuje Ci czasu), ustawiasz w kalendarzu Google swój cel, a aplikacja sama znajduje Ci na to czas w Twoim planie dnia – bukując odpowiednią ilość czasu (z góry ją sobie określasz) w pustym okienku w Twojej agendzie. Przypomnienia natomiast ratują mnie niejednokrotnie – zwłaszcza przy ogarnianiu skrzynki mailowej (przypomnienia są zintegrowane z kalendarzem Google i Google Inbox – możesz w Inboxie ustawić sobie przypomnienie o danym mailu na konkrety termin, godzinę i miejsce, lub wstawić dowolne inne przypomnienie z poziomu kalendarza jak i skrzynki pocztowej. Magia <3)

A jak Wy pracujecie ze swoimi kalendarzami?

Podziel się, , Google Plus, Pinterest,

  • O takim triku w kalendarzu Google nie słyszałam – z dzika przyjemnością wypróbuję 🙂

    • Kalendarz Google ma jeszcze kilka fajnych funkcji – chyba je opiszę szerzej, bo widzę, że niejednemu mogą się przydać 🙂 Pozdrawiam!

  • Szkatułka Ami

    Ja jeszcze kalendarza nie używałam, mimo, że ciągle mi brak czasu, chciałabym by doba miała co najmniej 28h

    • warto spróbować 😉 ja często dopiero po wpisaniu spraw w kalendarz uświadamiam sobie, że przeginam z obowiązkami, bo żaden normalny kalendarz nie wciśnie tyle rzeczy w dobę. Inna sprawa – trzeba faktycznie wybierać priorytety i skupiać się na tym, co jest danego dnia / tygodnia naprawdę ważne i pcha nas do przodu z naszymi planami. I mówię tutaj NASZYMI 🙂 nie szefa, sąsiadki, chłopaka, koleżanki – chodzi o nasze plany. My kobiety często bierzemy na siebie obowiązki innych (ok, to odbiorę młodego ze szkoły / zrobię te zakupy / posprzątam / wpisz jakiekolwiek inne zadanie, które miał zrobić Twój współlokator, partner, koleżanka itp/ skoro ty nie możesz… itp.) zapominając, że nie możemy, a MUSIMY być niekiedy egoistkami aby walczyć o swoje plany i cele 🙂

  • Cześć, a z jakich aplikacji do kalendarza korzystasz? Webowa wersja kalendarza Google wydaje się mało zachęcająca.

    • na Web – kiedyś korzystałam z Sunrise Calendar, ale obecnie jest już wspierany. Generalnie korzystam ze zwykłej apki Google Calendar na mobile, oraz GC przez weba. Nie jest może zachęcający, ale sprawdza się u mnie, a na tym mi zależy. Ponadto mam spięty Google Calendar z innymi apkami z których korzystam, jak Slack, Asana, Trello itp.