Organizacja czasu i pracy w 3 szybkich krokach

Dobra organizacja czasu to umiejętność, którą musiałam w sobie wyrobić wiele lat temu, ale ciągle jeszcze nie wydaje mi się, że jestem w niej mistrzem. Mimo wszystko – bardzo się staram. Nie biczuję się jednak dlatego, że nie wszystkie zadania na mojej liście to-do nie są pod koniec dnia odhaczone bo wiecie co? Nie o to w tym wszystkim chodzi.

Żyjemy w szalonych czasach. Nie wiem jak u Was, ale ja mam wrażenie, że ilość spraw, jakie upominają się o moją uwagę, niesamowicie mnie od jakiegoś czasu przytłacza. Wiem też, że po prostu fizycznie nie jestem w stanie zająć się wszystkimi zadaniami, jakie podsuwa mi moja podświadomość, a to z kilku ważnych powodów:

• nie jestem robotem, tylko człowiekiem
• dobra organizacja czasu to DLA MNIE realizacja MOICH planów i celów, a nie planów i celów innych osób – uświadomienie sobie tego zajęło mi bardzo dużo czasu i było naprawdę oczyszczające
• to ja jestem panią swojego czasu i nie chcę, aby ktokolwiek inny wchodził w tę rolę (puszczam oczko do Oli Budzyńskiej, z resztą polecam Wam cały jej blog o tematyce organizacji czasu)
• zadania nigdy się nie skończą – a na pewno nie u mnie, bo działam w kilku dynamicznych projektach i orgnizacjach, więc nigdy nie będzie tak, że przy normalnym, ludzkim wysiłku dam radę odhaczyć wszystko na liście
• nawet super hero potrzebuje regeneracji – a co dopiero ja 😉 wiem, że muszę bardzo o to dbać, bo łatwo popadam w pracoholizm kosztem własnego zdrowia i równowagi, pomiędzy pracą a odpoczynkiem (sic!)

Mimo to, całkiem dobrze udaje mi się pogodzić pracę w software housie, aktywne działanie w takich organizacjach, jak GDG, GBG i Women Techmakers, rozwój swoich kompetencji i poszerzanie wiedzy (np. kursy online), blogowanie, a także rozwijanie kilku pobocznych projektów, którymi na razie jeszcze nie mogę się pochwalić. Pogodzenie tego wszystkiego to nic innego, jak samodyscyplina i (sprytna!) dobra organizacja czasu. Jak to w takim razie u mnie wygląda?

Organizacja czasu – moje kluczowe zasady

Planując i organizując swój czas, staram się trzymać kilku żelażnych zasad, które porządkują mi dzień i trzymają wszystko w ryzach. Opisanie każdej z nich to temat na osobne artykuły, ale postaram się w skrócie przedstawić jak to wszystko wygląda u mnie, z jakich narzędzi korzystam i jak radzę sobie w sytuacjach kryzysowych.

#1 Kalendarz i Asana – moje centrum dowodzenia

Dawniej używałam kalendarzy papierowych. Obecnie – do planowania „analogowego” służą mi notatniki (najczęściej Moleskine) czy Planer od wspomnianej już wcześniej Oli Budzyńskiej (czyli Pani Swojego Czasu). Zrezygnowałm z tradycyjnych kalendarzy z prostego powodu – żaden nie pasował do mojego intensywnego planu dnia. W dodatku jestem wzrokowcem i jeśli coś nie odpowiada mi wizualnie, to… lipa. Nie jestem w stanie z takiego narzędzia korzystać. Serio! 🙂

Planer Pani Swojego Czasu zawiera  dwa kluczowe dla mnie formaty: kartki z planami miesięcznymi, oraz… wielostronncowy notatnik w kropki. I w to mi graj, bo do planerów miesięcznych wrzucam najważniejsze rzeczy, jak wydarzenia, wizyty, spotkania, deadline’y. W notesie natomiast lądują moje notatki i rozpiski. Planer mam zawsze ze sobą, więc zazwyczaj to w pierwszej kolejności do niego trafiają szkice kolejnych wydarzeń GDG, wstępne plany publikacji na blogu z notatkami lub punktami do konkretnych tematów, czy wszelkie inne zapiski i pomysły. A co robię z nimi? Wcielam w wersję „na czysto”, czyli jak przystało na prawdziwą geek girl – do planera elektronicznego.

Moim „planerem elektornicznym” jest Kalendarz Google i jest to podstawa mojego funkcjonowania. Bez niego zginęłabym jak ciotka w Czechach 🙂 Jednak to nie do niego przenoszę pomysły ze swojego notatnika – planera PSC. Wszystkie zanotowane odręcznie pomysły i plany, które nie są spotkaniami, a które można przekuć w projekt lub zadanie, przenoszę w pierwszej kolejności do Asany.

Mam tam „Workspace” pod każdy większy projekt (jak na przykłd blog Geek Cat). W Workspace natomiast rozpisuję zadania i przyporządkowuję do poszczególnych podprojektów. Jeśli wpadnie mi do głowy pomysł na cykl artykułów, to wrzucam każdy artykuł jako osobny task do Asany i dodaję je do projektu „Artykuły – plan publikacji” w workspace „Geek Cat.

Wielką zaletą Asany jest to, że daje naprawdę duże możliwości i to już w wersji bezpłatnej. To właśnie ona skradła moje serce, które wcześniej należało do Trello, więc jeśli chcecie dowiedzieć się więcej o moje pracy z Asaną, dajcie znać – chętnie przygotuję dla Was materiał na ten temat albo jakiś przewodnik.

Wracając jednak do tematu, Asana jest super, ale… nie jest kalendarzem Google 😉 Dobra organizacja czasu wiąże się w moim przypadku z poglądem na to, co mam w planie dnia. Lubię mieć wszystko w jednym miejscu, pod kontrolą,  dlatego też zintegrowałam sobie Asanę z Kalendarzem Google. Dzięki temu wszystkie zadania z Asany są w nim widoczne, a ja nie muszę przeskakiwać pomiędzy okienkami w mojej przeglądarce.

#2 Bloki czasowe – organizacja czasu w mniej produktywne dni

Nie zawsze mam wszystko konkretnie rozpisane w zadaniach. Czasem zdaża się dzień, kiedy np. nie mam ochoty lub siły na zabranie się do konkretnego taska, ale chcę zrobić JAKIKOLWIEK postęp. W takiej sytuacji działam właśnie w blokach czasowych. Organizacja czasu  i pracy w takiej sytuacji wygląda u mnie trochę inaczej.

Po pierwsze – odpalam sobie wtedy magiczne narzędzie Sunsama (oczywiście zintegrowane z moim Kalendarzem Google). Blokuję sobie w kalendarzu np. godzinę na pracę nad projektem, który chcę popchać do przodu (powiedzmy np. blog). Zastanawiam się, co mogę zrobić, aby praca nad jakimś projektem blogowym poszła chociaż odrobinę naprzód i notuję to sobie w punktach właśnie w Sunsama.

Po drugie – odpalam sobie Noisly lub Coffitivity i zakąłdam słuchawki. Nie wiem dlaczego, ale pełne skupienie łapię tylko ze słuchawkami na uszach i z dźwiękami deszczu, pociągu lub kawiarni w tle… 😉

Po trzecie – ustawiam sobie w Timer Tab odliczanie. Dzięki temu widzę, ile czasu jeszcze mi pozostało do zakończenia blogu czasowego (czyli w domyśle – do końca pracy). W dni, kiedy nie mam siły na nic więcej, po prostu po wybiciu 60 minut kończę i odpoczywam. Gdy mam nieco bardziej produktywne dni, po wybiciu godziny na Timer Tab robię krótką przerwę, idę po kawę i odpalam sobie kolejny blok czasowy, a potem zabieram się do pracy.

Więcej o moich sposobach na produktywność przeczytasz także w tym tekście

#3 Plan dnia dostosowany do indywidualnego rytmu

Dobra organizacja czasu i pracy w mojej ocenie jest niesamowicie związana także z naszym samopoczuciem, oraz rytmem dnia. Nie oczekujmy od nocnej sowy, że będzie produktywna o wczesnym poranku. Nie wymagajmy od skowronka, że stworzy super tekst późnym wieczorem 😉 Nie mówię, że jest to wykluczone, ale na pewno jest to o wiele trudniejsze, aniżeli w warunnkach dostosowanych do rytmu dnia takiej osoby.

Jak zatem wygląda dobra organizacja czasu w tym kontekście? Ja przede wszystkim staram się pamiętać o kilku najważniejszych zasadach:

• praca koncepcyjna / kreatywna ma pierwszeństwo – najlepiej pracuje mi się w godzinach przedpołudniowych, dlatego wszystkie najważniejsze zadania, które wymagają ode mnie kreatywności, staram się wykonywać właśnie rano
• zadania powtarzane i niewymagające większego skupienia – np. odpisywanie na wiadomości itp. – najczęściej łączę je sobie w bloki o których pisałam wcześniej i „upycham” w dalszej części dnia, np. pomiędzy spotkaniami
• pamiętam o „czasie kluczowym” i „czasie na czekoladę” – i według tej zasady staram się planować swój dzień

CZAS KLUCZOWY

Rano jesteśmy wypoczęci, a energia uwalniana po śniadaniu (i filiżance kawy 😉 pomaga nam efektywniej pracować – dlatego też warto właśnie w tym czasie zająć się sprawami, które wymagają uwagi, skupienia i są dla nas najważniejsze w danym dniu – jest to tzw. CZAS KLUCZOWY. Kolejny skok produktywności przypada także po południu – musicie zaobserwować, kiedy dokładnie wystąpi u Was (jest uzależniony m. in. od tego, o której wstajecie ;))

CZAS NA CZEKOLADĘ

Wczesnym popołudniem, najczęściej po lunchu obniża się nasza skuteczność – stajemy się nieco zniechęceni i ospali – jest to tzw. CZAS NA CZEKOLADĘ. To chwila, kiedy można sobie pozwolić na przerwę, relaks lub doładowanie akumulatorów (spacer, luźne spotkanie, kawa lub kawałek -najlepiej gorzkiej! – czekolady).

Dobra organizacja czasu kluczowego zaczyna się od przeanalizowania listy zadań do wykonania. Musimy sobie określić, ile zajęć jest zawartych w sztywnych ramach, których nie można z pewnych względów przesuwać (np. zajęcia na uczelni, umówione spotkania), a ile jest takich, które – brzydko mówiąc – można „upchać” pomiędzy, w taki sposób, żeby w pełni rozplanować czas w ciągu dnia i załatwić wszystkie ważne sprawy. Ja robię to w ten sposób:

1. najpierw określam zadania regularne i przewidywalne – czyli takie, które na stale goszczą w moim kalendarzu, jak praca, spotkania, praca nad własnymi projektami i blogiem, odpoczynek, przygotowywanie posiłków, czas na rozwój osobisty itd.

2. następnie wydarzenia prawdopodobne, czyli takie, które z dużym prawdopodobieństwem w danym tygodniu nastąpią – np. wizyta w bibliotece (bo zbliża się termin oddania książek), zakupy, itd.

3. ostatni krok to pozostawienie sobie marginesu, czyli czasu, który w razie potrzeby będzie można zarezerwować np. na niespodziewane spotkanie, wyjście, lub projekty, które z pewnych względów się przeciągnęły

Planując konkretny dzień, pamiętam o wnioskach przedstawionych wyżej i planuję najważniejsze najważniejsze dla mnie rzeczy w czasie kluczowym. Idąc dalej, w czasie na czekoladę załatwiam sprawy niewymagające ode mnie zbyt wiele zaangażowania czy skupienia (spacer, sprzątanie, odpoczynek, mało wymagające zadania).

Ponadto, okienka między zadaniami ‚stałymi’ (praca, projekty, posiłki) zapełniam zadaniami, które nie wymagają wypełniania o konkretnej porze (nic się nie stanie, jeśli wstąpię do biblioteki w drodze z biura, lub zrobię zakupy wieczorem.

Ok, w wielkim skrócie tak właśnie u mnie wygląda organizacja czasu i pracy – a przynajmniej jej podstawy.Korzystajcie do woli z przedstawionych tu wskazówek, ale pamiętajcie o jednym – prowadzę dosyć specyficzny, intensywny tryb życia 🙂 Nie u każdego sprawdzi się moja organizacja czasu. Może Ty akurat nie potrzebujesz aż tak skomplikowanego systemu? Albo może u Ciebie sprawdzi się coś innego? Pamiętajcie, do każdych tego typu porad należy podchdzić przede wszystkim z głową! 🙂 A właśnie…

Jak wygląda organizacja czasu i pracy u Was? Piszcie w komentarzach!