Jak znaleźć czas, gdy zupełnie go nie masz?

Chyba każdy z nas przynajmniej raz w życiu zastanawiał się, jak znaleźć czas na tym rollercoasterze zwanym życiem. No nie mówcie, że tylko ja odnoszę wrażenie, że pędzi ono z prędkością światła? Niedawno odezwało się do mnie kilku czytelników właśnie z takim pytaniem. Jak może część z Was pamięta, w zeszłym tygodniu opublikowałam wpis z poradami dotyczącymi tego, skąd wziąc pomysł na własny biznes i gdzie szukać inspiracji. Na Twitterze i w mailach od razu odezwało się kilka osób z feedbackiem, który mogę sprowadzić do poniższego:

Wszystko super, pomysłów bez liku, ale jak znaleźć czas na rozkręcanie własnego biznesu, gdy tego czasu po prostu… brak?

Postanowiłam, że w takim razie podzielę się z Wami swoimi sposobami. Nie są one dla każdego. Aby z nich skorzystać, po prostu musisz mieć w sobie chociaż odrobine motywacji. Jeśli jednak ją w sobie znajdziesz, przekonasz się, że warto i cały ten system po prostu działa. Nie zaginam czasoprzestrzeni. Nie podkradłam Hermionie czaso-zmieniacza. Staram się po prostu trzymać dyscyplinę w pewnych nawykach i stosować w codziennym życiu poniższe zasady.

Jak znaleźć czas, gdy zupełnie go brak?

#1 Dobry system do zarządzania zadaniami

Jeśli tu jesteś, to prawdopodobnie szukasz odpowiedzi na pytanie, które stawia sobie codziennie miliony osób na całym świecie: jak znaleźć czas? Aby jednak rozpocząć poszukiwania tego wolnego czasu, musimy przede wszystkim dowiedzieć się, co tak naprawdę mamy do zrobienia i ile czasu nam to zajmie.

Na pewno nie raz zdarzyło Ci się zapomnieć o jakiejś sprawie, lub niedoszacować czasu, jaki zajmie Ci zajęcie się konkretnym zadaniem. Spokojnie, każdy z nas przynajmniej raz był w takiej sytuacji. To nie Twoja wina. Czasy, w których żyjemy, są bardzo wymagające. Mamy mnóstwo pracy i obowiązków, a media społecznościowe i zalew informacji rozpraszają nas, jak nigdy dotąd. Jak sobie z tym radzić?

Rozwiązanie: znajdź dla siebie dobry system do zarządzania zadaniami. Dobry, czyli taki, który pozwoli Ci zbierać w jednym miejscu zadania, okreslać je w czasie i porządkować w wygodny dla Ciebie sposób. Ja w chwili obecnej używam do tego celu Asany, ale na rynku jest mnóstwo innych narzędzi, które możesz wypróbować, jak np. Google Tasks, Google Keep, Trello, Wunderlist, Todoist, Evernote, czy nawet zwykła karta papieru i ołówek. Pamiętaj, że narzędzie ma Ci służyć i to powinno być podstawowym wyznacznikiem wyboru.

Jak z niego korzystać:

• spisuj wszystkie zadania w jednym miejscu
• planuj: twórzy plany i rozbijaj je na mniejsze kawałki. O tym, w jaki sposób planuję zadania i rozpisuję swoje projekty, napisałam szczegółowo w tym artykule:

Postanowienia noworoczne – jak je dotrzymać? Sposoby i narzędzia project managera

• nie narzucaj sobie zbyt wiele zadań na raz
• staraj się określać, ile czasu zajmie Ci wykonanie zadania (+ dodawaj sobie do tego czasu 20-30% zapasu na wszelkie nieprzewidziane rzeczy)
• staraj się np. raz w tygodniu robić przegląd zadań, podsumowanie tygodnia i plan na kolejne dni

#2 Ustal priorytety

Jak znaleźć czas, gdy wokół tyle obowiązków? Skup się na tym, co najważniejsze, czyli na priorytetach. Niekiedy moje dni wyglądają tak, że niemal przez cały dzień odpowiadam jedynie na czyjeś maile i wiadomości. Pod koniec takiego dnia mam poczucie, że zupełnie nic konstruktywnego nie zrobiłam. Czy zmarnowałam ten czas? Nie, bo popchałam do przodu wszystkie te tematy, które były poruszane w mailach i wiadomościach. Mimo wszystko takie dni napawają mnie poczuciem winy, bo nie zrobiłam niczego konstruktywnego dla siebie – nie zajęłam się żadnym, ze swoich priorytetów.

Rozwiązanie: Ty zapewne miewasz podobnie. Dni, w których dopada Cię „bieżączka”, czyli ogarnianie wszelkich spraw bieżących, a które kompletnie nie pokrywają się z Twoimi priorytetami. Aby temu zaradzić, korzystam z metody 3+2, o której pisałam w tym tekście:

Metoda 3+2 – niezawodny sposób na prokrastynację

Chodzi o wyznaczenie sobie priorytetów na konkretny dzień. Ja staram się też od razu rezerwować na nie czas w swoim kalendarzu. Dzięki temu wiem, kiedy jest czas, aby się na nich skupić. Wiem też, że wszelkie inne zadania muszą po prostu poczekać na swoją kolej i swój czas. Jeśli moim priorytetem jest w danym dniu np. Rozpisanie biznesplanu, napisanie nowego tekstu na blog, praca nad strategią marketingową – o prostu wbijam sobie to do kalendarza (korzystam z Kalendarza Google). Dzięki temu zarówno ja, jak i osoby, z którymi współdzielę swój roboczy kalendarz wiedzą, kiedy mam okienko, a kiedy pod żadnym pozorem nie wolno mi przeszkadzać.

#3 Skup się na tym, co DLA CIEBIE jest ważne (a nie dla innych!)

Ten punkt mógłby być częścią poprzedniego, jednak warto powiedzieć tu kilka słów ekstra. Wiem, że szczególnie kobiety mają problem z tym, aby ustawiać prioryteety według tego, co dla nas ważne (a nie dla innych). Wiecie, z tego co widzę i słyszę od swoich znajomych (niezależnie od kraju, w którym mieszkamy), mamy problem z tym, aby przedłożyć własny interes nad interes innej osoby. Nie wiem, czy to część naszej natury, czy po prostu w takim wzorcu jako dziewczynki zostałyśmy wychowane, ale warto sobie to uświadomić.

Rozwiązanie: wyznaczając priorytety i zastanawiając się, jak znaleźć czas na swoje własne pomysły, sprawy czy biznes, pamiętajcie – Ty i Twój pomysł czy projekt jesteście ważniejsze, aniżeli brudne naczynia czekające w kuchni. Serio, świat się nie zawali, jeśli najpierw zajmiesz się swoimi tematami, a dopiero potem skoczysz po zakupy. Z resztą równie dobrze może to zrobić przecież Twój partner ? lub inna osoba, np. pomoc domowa. Twój czas to najcenniejsza waluta, pamiętaj o tym!

#4 Wykorzystaj zasadę Pareto

Zasada Pareto, dosyć powszechna w ekonomii i zarządzaniu, świetnie także sprawdza się w życiu. Mówi bowiem, jak znaleźć czas i dlaczego nie warto go tracić na większość rzeczy, które w naszym mniemaniu powinniśmy ogarnąć ? To wprawdzie moja luźna interpretacja, ale sami zobaczcie o co dokładnie chodzi.

Zasada Pareta (zasada 80/20 lub 80 na 20), zgodnie z którą 20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów. Przykłady:

* 20% klientów przynosi 80% zysków,
* 20% kierowców powoduje 80% wypadków,
* 20% powierzchni dywanu przypada na 80% zużycia,
* 20% materiału zajmuje 80% egzaminu,
* 20% ubrań nosimy przez 80% czasu,
* 20% pracowników generuje 80% produktów,
* 20% tekstu pozwala zrozumieć 80% treści.
* 20% poprawnej realizacji decyzji i 80% trafnego doboru pozwala osiągnąć sukces[2]

Źródło: Wikipedia

Zgodnie z tą zasadą, 20% zadań przyniesie 80% efektów. Czy w związku z tym nie warto skupić się właśnie na nich? O tym, czy zasada Pareto faktycznie funkcjonuje, przekonała się już wielokrotnie. Sprawdza się u mnie np. przy tworzeniu treści na blog i bardzo wyraźnie pokazuje, że 20% tekstów generuje 80% ruchu na geekcat.pl.

#5 Rezygnuj

Jak znaleźć czas? Po prostu zrezygnuj z czegoś. Sad but true. Może to być ograniczenie czasu poświęcanego na oglądanie telewizji, Netflixa, czy YouTube. Możesz ograniczyć czas spędzany w social mediach (tutaj polecam apkę Quality Time – zarówno na Androida jak i iOS, która powie Wam, ile czasu spędzacie codziennie na korzystaniu z poszczególnych aplikacji na swoim telefonie – wyniki mogą Was zszokować).

Ja przykładowo już od ponad roku ograniczam czas nie tylko poświęcany na Facebooka (wtyczka do Chrome „Kill the Newsfeed”) ale także na Messengera. Od dawna mam w skrzynce grubo ponad 200 nieodczytanych wiadomości, ale wiecie co? Nikt przez to nie zginął. Świat się nie zawalił, a jeśli to było coś ważnego, to nadawca po prostu znalazł inny sposób aby się ze mną skontaktować (mail lub Slack). Ja dzięki temu zaoszczędziłam mnóstwo czasu na odpisywaniu na niekończące się wiadomości i pytania, na które odpowiedź można znaleźć np. na moim blogu. Sorry, not sorry.

#6 Automatyzuj

Jak znaleźć czas, gdy tak bardzo go brak? Spróbuj zautomatyzować część swoich zadań, które wykonujesz. I nie mówię tu o zautomatyzowaniu na zasadzie „wykonuj je jak automat” ale o oddaniu ich do wykonania… właśnie automatom. Aby skorzystać z dobrodziejstwa nowych technologii, wcale nie musisz być programistą czy jakimś mega tech geekiem ? Są gotowe rozwiązania, które Ci w tym pomogą i o których pisałam między innymi w tych artykułach:

• IFTTT (If This Then That) – niech Internet pracuje za Ciebie, czyli proste narzędzia do automatyzowania setek zadań
• Przepisy IFTTT, które usprawnią Twoją pracę z Trello
• Kalendarz Google – 7 powodów, dlaczego warto z niego korzystać

Jakie zadania możesz zautomatyzować, żeby znaleźć czas? To kwestia bardzo indywidualna, ale chętnie podrzucę Ci kilka pomysłów, z których sama korzystam:

• Zautomatyzowanie publikacji postów: np. jeśli dodam zdjęcie na Instagram, to zostanie opublikowane automatycznie wraz z opisem także na moim Twitterze, Tumblerze itp. Podobnie z publikacją postów na blogu – po publikacji automatycznie pojawiają się także np. na Google + lub na Messengerze / Telegramie osób, które zasubskrybowały blog
• Publikując nowy post na fanpage’u czy Twitterze, od razu programuję jego re-publikację na tych platformach w odpowiednich odstępach czasu (powiedzmy za kilka dni od pierwszej publikacji, tydzień po, kilka tygodni po, kilkanaście tygodni po itp.). Dzięki temu za jednym zamachem daję artykułowi nowe życie w regularnych odstępach czasu i nie muszę sobie zaprzątać tym głowy po kilku tygodniach, czy miesiącach. Zasada ta dotyczy oczywiście tylko artykułów typu evergreen ?
• Staram się z góry planować część postów do mediów społecznościowych – np. część treści udostępnianych na mojej blogowej grupie jest planowana z odpowiednim wyprzedzeniem. Po prostu raz na jakiś czas siadam do komputera i za jednym zamachem tworzę określone posty np. na kolejny miesiąc, a one potem same się publikują w wybranym terminie i o ustalonej godzinie. Dzięki temu nie muszę o tym pamiętać za każdym razem. Przydaje się zwłaszcza w dni, kiedy macie niezły młyn (ja doceniłam to zwłaszcza ostatnio, podczas wyjazdu do Doliny Krzemowej – mnóstwo rzeczy do ogarnięcia i zobaczenia na miejscu + zupełnie inna strefa czasowa = katastrofa. Dziękowałam sobie samej, że pomyślałam o zaprogramowaniu postów w grupie z wyprzedzeniem :))
• Podobnie możesz z góry możesz planować posty np. na Instagramie – o narzędziach, które w tym pomagają, pisała tutaj: Jak wybić się na Instagramie? Przydatne wskazówki i narzędzia

#7 Deleguj

Jak znaleźć czas, gdy masz za dużo obowiązków? Oddaj część z nich komuś innemu! Wiem, że to tylko tak prosto i ładnie brzmi ? Sama jestem z teamu Zosia – Samosia i bardzo ciężko było mi przywyknąć do delegowania zadań innym osobom. Zawsze przecież pojawiają się wątpliwości, czy ta osoba podoła zadaniu i zrobi to tak, jak my byśmy to zrobili? Wiem jedno – warto zaufać i spróbować. Jak się okazuje, wcale nie jest tak źle, jak na początku nam się wydaje, a dodatkowo zyskany czas rekompensuje wszelkie obawy.

Rozwiązanie: zastanów się, jakie zadania zabierają Ci czas, a przy tym nie jesteś niezbędna do ich wykonania. I nie mówię tu tylko o zadaniach stricte zawodowych, jak np. zlecenie części zadań wirtualnej asystentce czy podwykonawcy. Równie dobrze możesz oddelegować komuś sprzątanie, zakupy, spacery z psem czy masę innych, codziennych obowiązków.

#8 Dziel zadania na kawałki

Innym, niezawodnym sposobem na to, jak znaleźć czas, gdy tak ciężko wykroić chociaż pół godziny w ciągu dnia, jest dzielenie naszych planów na mniejsze kawałki. Podam Ci prosty przykład – od dawna chciałam nauczyć się programować, ale mam sporo obowiązków i po prostu ciężko było mi wygospodarować kolejną godzinę dziennie na zupełnie nowe zajęcie. Podeszłam więc do tematu zupełnie inaczej. Ściągnęłam aplikację, która działa na zasadzie grywalizacji. Za wykonane, bardzo małe i krótkie zadania, dostajemy punkty i odblokowujemy kolejne poziomy. Wszystko to podczas nauki Java Script! Dzięki temu uczę się Javy np. sklepie, w kolejce do kasy, czy za każdym razem, gdy mam te przysłowiowe 2 minuty w oczekiwaniu na kogoś.

Rozwiązanie: jeśli podobnie jak ja zastanawiasz się, jak znaleźć czas w napiętym kalendarzu, spróbuj podzielić swoje plany na małe etapy, które będziesz mogła wpleść pomiędzy inne obowiązki. Czasem wystarczy 15-30 minut, aby ruszyć z jakimś ważnym tematem, odpisać na maile, popracować nad artykułami, stroną, czy przygotować dokumenty. Metoda ta nie tylko pozwala nam znaleźć ekstra czas na to, co dla nas ważne, ale także daje realne poczucie, że posuwamy się do przodu. W końcu mniejsze, 15-30 minutowe zadania odhaczane po kolei bardzo wyraźnie pokazują naszej świadomości, że realnie działamy 😉